ABBYY FlexiCapter Rechnungsverarbeitung

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Komplettlösung zur Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung

Neben Konzernen müssen auch kleine und mittelständische Unternehmen Prozesse automatisieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Kosten zu senken. Diese Optimierungsprozesse treffen auch Finanzabteilungen, die in einer neuen Rolle nicht mehr als Cost Center sondern als Profit Center aktiv zum Unternehmenswachstum beitragen müssen.

Die automatisierte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen optimiert einen der Kernprozesse in der Kreditorenbuchhaltung, bietet ein signifikantes Einsparungspotential und liefert einen schnellen Return on Investment. ABBYYs Lösung zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie der Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung erhöht die Produktivität der Buchhaltung, reduziert die Durchlaufzeiten von Rechnungen und führt so zu signifikanten Kosteneinsparungen.

Die Lösung von ABBYY zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung integriert führende Technologie zur Rechnungsdatenextraktion, verfügt über optimierte Best-Practice Freigabeworkflows für Rechnungsprüfung, regelbasiertes Routing, Eskalations- sowie Fehlerfallbehandlung und sorgt damit für eine erhöhte Verarbeitungsgeschwindigkeit in der Rechnungsverarbeitung.

Prozesstransparenz erhöhen und interne Kontrollen verbessern

Eingehende Lieferantenrechnungen, egal ob in der Zentrale oder dezentral in der Niederlassung werden sofort digitalisiert und können damit transparent überwacht werden.

Entscheidend für Unternehmen ist ein transparenter Rechnungseingangsprozess: eine Rechnung – egal elektronisch oder in Papierform – muss im Posteingang digitalisiert werden, so dass die Finanzabteilung oder Buchhaltung sofort über die Existenz dieser externen Verbindlichkeit in Kenntnis gesetzt ist. Rechnungen, die nicht direkt in der Unternehmenszentrale erfasst, sondern in Niederlassungen oder Auslandstöchtern eintreffen sollen im Regelfall zentral über einen Prozess verarbeitetet werden. Eine automatisierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung ermöglicht den Unternehmen, den Kreditorenbuchhaltungsprozess so zu überwachen, dass Engpässe sowie Probleme im Rechnungsworkflow aufgezeigt werden und nachhaltig optimiert werden können.

Auch Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe, die durch prozessbeteiligte Kollegen anderer Abteilungen und Bereiche entstehen, können visualisiert und entsprechend angepasst werden. Des Weiteren kann durch eine verbesserte Transparenz auch das Controlling des Kreditorenbuchhaltungsprozesses nachhaltig verbessert werden.

Folgende Vorteile bieten sich für die Finanzabteilung:
  • Standardisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses

  • Keine verlorenen oder verlegten Rechnungen mehr

  • Verbesserung der Daten für Budgetierung, Planung sowie Forecasts

  • Reduktion von Betrugsvorfällen sowie doppelter Bezahlung

  • Compliance und Risikomanagement

Kosten reduzieren und Produktivität steigern

Automatisierung des Rechnungseingangs eliminiert teure manuelle Datenextraktion und beschleunigt den Gesamtprozess. Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung können sich ihren Kernaufgaben widmen.

Finanzabteilungen müssen den Wandel von einem Cost Center hin zu einem Profit Center meistern und aktiv zum Unternehmenswachstum beitragen. Schlanke sowie optimierte Prozesse, eine Reduktion der manuellen Rechnungsverarbeitung sowie der internen oder externen Kommunikation über den Status einer Rechnung sparen Zeit und Ressourcen. Mitarbeiter der Finanzabteilung oder Buchhaltung werden von der manuellen Datenextraktion befreit und können sich auf Optimierung sowie andere Kerntätigkeiten konzentrieren. Eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erlaubt der Finanzteilung, mehr Aufgaben mit der gleichen Anzahl an Mitarbeiten zu erledigen.

Des Weiteren trägt die Optimierung nachhaltig zur Beschleunigung des Rechnungsverarbeitungsprozesses bei und reduziert die Durchlaufzeit von Rechnungen von Wochen auf Tage. Im Idealfall können Rechnungen mit Bestellbezug vollautomatisch verarbeitet werden – die sogenannte Dunkelbuchung.

Produktivitätssteigerungen ergeben sich hauptsächlich durch Zeitersparnisse bei:
  • Manueller Eingabe im Vergleich zur automatischen Datenextraktion

  • Verarbeitung von problembehafteten Rechnungen

  • Prüfen von Informationen ohne Bestellbezug

  • Management von Freigaben im Unternehmen

Optimierung der Datenqualität

Die automatische Rechnungsdatenextraktion reduziert Fehlerraten bei der Extraktion und die Prüfung der eingehenden Rechnung auf Gesetzeskonformität garantiert eine erhöhte Qualität des Rechnungseingangs.

Manuelle Datenextraktion von Rechnungen führt oftmals zu Eingabe- oder Abgleichsfehlern, die eine zeitintensive manuelle Nachbearbeitung nach sich ziehen oder im Extremfall zu Mahnungen oder Falschzahlungen führen. Manuelle Prozesse führen auch oft dazu, dass Rechnungen im Unternehmen nicht mehr auffindbar sind oder verloren gehen. Dies führt nachweislich zu einer verringerten Produktivität in vielen Bereichen, da prozessbeteiligte Kollegen wiederholt zur Problemlösung einbezogen werden müssen. Dies bedeutet für ein Unternehmen erhöhte Kosten und kann die Bearbeitung verzögern.

Automatische Datenextraktion und systemgestützte Freigabeworkflows reduzieren den Level manueller Interaktion auf ein Minimum, da Rechnungen bereits im Posteingang nach der Digitalisierung auf Gesetzeskonformität überprüft werden und manuelles Weiterreichen sowie Kopieren der Rechnungsbelege entfällt.

Folgende Vorteile bieten sich für die Finanzabteilung:
  • Weniger manuelle Prozesse, mehr Freiraum für andere Tätigkeiten

  • Höhere Genauigkeit bei der Extraktion

  • Automatische Kontrolle der Gesetzeskonformität (auch länderübergreifend)

  • Nur validierte Rechnungen werden im ERP verbucht

Management von Cash Flow und Performance

Erhöhte Prozesstransparenz ermöglicht eine Optimierung der Rechnungsverarbeitung, so dass Engpässe vermieden, der optimale Zeitpunkt zur Bezahlung ermittelt und ein Report über ausstehende Zahlungen erstellt werden können.

Die Finanzabteilung ist als strategischer Bereich in einem Unternehmen verantwortlich für die Optimierung der Barmittel und managt als zentraler Bereich den Cash Flow eines Unternehmens. Aus diesem Grund ist es entscheidend für den Finanzbereich oder die Buchhaltung, dass alle eingehenden Rechnungen und die damit entstandenen Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten überwacht und zum bestmöglichen Zeitpunkt beglichen werden können. So können Mahngebühren vermieden und Skonto auf Rechnungsbeträge bei rechtzeitiger Bezahlung genutzt werden.

Die ABBYY Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erlaubt Unternehmen, alle diese Informationen auf Knopfdruck bereitzustellen und integriert einen transparenten Monitoringprozess, der alle notwendigen Informationen der Rechnungsverarbeitung für die Buchhaltung visualisiert.

Folgende Vorteile bieten sich für die Finanzabteilung:
  • Nutzung von Skonto ermöglichen and Mahngebühren vermeiden

  • Transparenz über alle ausstehenden Verbindlichkeiten

  • Bezahlung von Eingangsrechnungen zum optimalen Zeitpunkt

  • Dynamische Skontonutzung

  • Factoring ermöglichen

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Funktionalitäten der Lösung

ABBYYs Lösung zur Rechnungsverarbeitung ermöglicht Unternehmen, eingehende Rechnungen automatisch zu verarbeiten und deckt alle notwendigen Arbeitsschritte der Kreditorenbuchhaltung ab – angefangen bei der Rechnungsdatenextraktion, über Validierung und Freigabe bis zur abschließenden Buchung jeglicher Rechnungsbeträge.

Mit ABBYYs Lösung können die Prozesse der Rechnungsverarbeitung in einem Unternehmen vom Rechnungseingang über die finale Freigabe bis hin zur finalen Buchung optimiert werden. Zentrale Komponente der Lösung ist die Technologie zur intelligenten Datenextraktion, die automatische Rechnungsklassifizierung, eine Extraktion der Rechnungsdaten sowie eine Validierung der Eingangsrechnung ermöglicht.

Eine qualitativ hochwertig Erkennung der Rechnungsdaten mit einem Regelwerk gewährleistet, dass die Rechnung konform mit den Gesetzen des jeweiligen Ursprungslandes ist. Best-Practice Freigabe-Workflows erlauben das Routen der Rechnungen zur Freigabe an den jeweiligen Verantwortlichen.

Wenn Unternehmen ABBYYs Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einsetzen, können diese die Verarbeitung beschleunigen, die Qualität erhöhen, interne Kontrollen verbessern sowie die Kosten im Finanzbereich reduzieren.

Die Lösung integriert führende Komponenten sowie Technologien, um den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung in Unternehmen zu optimieren:
  • Klassifizierung von Eingangsrechnungen und Lieferantenmatching

  • Mitgeliefertes Regelwerk für Datrenextraktion zur Überprüfung der Gesetzeskonformität

  • Auto-Learning sowie Training zur Minimierung der Investitionen und leichteren Anpassung an neue Lieferanten mit geändertem Layout

  • Rechnungseingang unabhängig von Eingangskanal – elektronische Rechnungen ohne Signatur basierend auf PDFs können im selben Prozess verarbeitet werden

  • Rechnungsdatenverifizierung zur hoch performanten Rechnungsvalidierung auch als Web Client über den Browser bedienbar

  • Abgleich von Bestell- sowie Lieferantendaten bis hin zum Positionsabgleich mit Stammdaten

  • Optimierte und „Best-Practice“ Freigabeworkflows, welche ein Routing nach Geschäftsregeln, ein Kostenstellensplitting sowie eine Eskalations- und Fehlerfallbehandlung ermöglichen

  • Unterstützung von ERP Backend Systemen für Buchung und Abgleich

  • Monitoring sowie Audit Trails um alle Rechnungstransaktionen zu überwachen

Mit ABBYYs Lösung können die Prozesse der Rechnungsverarbeitung in einem Unternehmen vom Rechnungseingang über die finale Freigabe bis hin zur finalen Buchung optimiert werden. Zentrale Komponente der Lösung ist die Technologie zur intelligenten Datenextraktion, die automatische Rechnungsklassifizierung, eine Extraktion der Rechnungsdaten sowie eine Validierung der Eingangsrechnung ermöglicht.

Eine qualitativ hochwertig Erkennung der Rechnungsdaten mit einem Regelwerk gewährleistet, dass die Rechnung konform mit den Gesetzen des jeweiligen Ursprungslandes ist. Best-Practice Freigabe-Workflows erlauben das Routen der Rechnungen zur Freigabe an den jeweiligen Verantwortlichen.

Wenn Unternehmen ABBYYs Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einsetzen, können diese die Verarbeitung beschleunigen, die Qualität erhöhen, interne Kontrollen verbessern sowie die Kosten im Finanzbereich reduzieren.

Automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen ohne Signatur

Eine Initiative der Europäischen Union gibt vor, dass Unternehmen ab dem Jahr 2014 unsignierte Rechnungen elektronisch versenden dürfen. Die für den Lieferanten sowie für den Rechnungsempfänger resultierenden Vorteile liegen auf der Hand: der Lieferant sowie der Rechnungsempfänger sparen Kosten durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte.

Die ABBYY-Lösung ermöglicht Unternehmen bereits in der Basisversion die automatisierte Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen. E-Mail Eingangspostkörbe basierend auf Microsoft Exchange oder andere E-Mail-Formate, in denen Rechnungen digital empfangen werden, können automatisch überwacht werden. Der E-Mail Anhang, in der Regel eine unsignierte PDF-Datei, wird geprüft und an die OCR-Erkennung der ABBYY-Lösung weitergeleitet.

Rechnungen, egal ob Papier oder elektronisch, können in ein und demselben Rechnungsworkflow gesendet und verarbeitet werden. Dabei wird die eingehende elektronische Rechnung denselben Prüfverfahren unterzogen, die auch eine gescannte Papierrechnung durchläuft. Im Fehlerfall wird die Rechnung in eine gesonderte Queue gelegt, und getrennt verarbeitet.

Die elektronische Rechnung wird zusammen mit der Original-E-Mail in einem Archiv abgelegt und ist somit für eine spätere Überprüfung revisionssicher archiviert.

Vorteile der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen:
  • Kosteneinsparung durch Wegfall von Porto, Kuvertieren, Versand beim Lieferanten

  • Keine manuellen Arbeitsschritte mehr notwendig durch Wegfall von Öffnen, Digitalisieren sowie Einscannen der Rechnungen

  • Rechnungen werden direkt in den Rechnungsverarbeitungsprozess gespeist

  • Rechnungen können bereits bei Eingang archiviert werden