ABBYY Enterprise Produkte mit Integration zu DocuWare und JobRouter Workflow

FlexiCapture for Mailrooms

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms ist eine intelligente Lösung für die Automatisierung des Posteingangs kundenorientierter Unternehmen und unterstützt diese dabei, den Informationsfluss so zu managen, dass die richtige Information dem richtigen Sachbearbeiter zur richtigen Zeit verfügbar ist. Basierend auf der mehrfach ausgezeichneten ABBYY Enterprise Capture Plattform klassifiziert FlexiCapture for Mailrooms die gesamte Eingangspost zuverlässig, von Papierdokumenten über Fax bis hin zu E-Mails. Dank der innovativen Technologie für die Dokumentenklassifizierung und Datenerfassung bietet die Lösung alle Funktionen, die für eine rasche, kosteneffiziente und transparente Posteingangsautomatisierung erforderlich sind. ABBYY FlexiCapture for Mailrooms meistert den Multi-Channel-Input von Papierdokumenten, Fax und E-Mails in nur einem System und trägt durch die einfache Integration in Unternehmensprozesse und -systeme maßgeblich dazu bei, Leistungsfähigkeit zu maximieren, Kundenbindung zu verbessern und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

Intelligente Posteingangslösung für kundenorientierte Unternehmen

Erweiterte Klassifizierung

Klassifiziert alle eingehenden Dokumente und E-Mails schnell und präzise.

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Multi-Channel-Capture

Verarbeitet Kundenkommunikation aus allen Eingangskanälen – Papier, E-Mail oder Fax.

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Der FlexiCapture-Vorteil

Basiert auf der ausgezeichneten FlexiCapture-Plattform für Datenerfassung.

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Intelligente Posteingangslösung für kundenorientierte Unternehmen

Schnellerer Entscheidungsprozess

Durch die Automatisierung der Posteingangsverarbeitung mit ABBYY FlexiCapture for Mailrooms verkürzt sich der Entscheidungsprozess deutlich. Kundenanfragen können entsprechend ihrer Priorität bearbeitet werden.

Höhere Kundenzufriedenheit

Durch eine schnelle Reaktion auf eingehende Kundenanfragen und eine bedürfnisgerechte Rückmeldung lässt sich die Kundenzufriedenheit signifikant steigern.

Geringere Ausgaben für manuelle Arbeit und Archivierung

Jegliche eingehende Kommunikation kann automatisch digitalisiert werden, was zur Minimierung manueller Arbeitszeit führt. So lassen sich Kosten senken und Fehler vermeiden. Zusätzlich hilft ABBYY FlexiCapture for Mailrooms, Kosten für die Lagerung und Archivierung signifikant zu senken, da alle digitalisierten Dokumente in einem virtuellen Archiv gespeichert werden können.

Erhöhte Transparenz und Kontrolle

Unternehmen können den Verlauf der eingehenden Dokumente mit der Posteingangslösung von ABBYY jederzeit schnell und einfach nachvollziehen. Eingehende Post kann automatisch klassifiziert, priorisiert und verteilt werden.

Gesteigerte Produktivität und Effizienz

Das Verteilen, Rücksenden, Archivieren und Vernichten von Dokumenten im Posteingang eines Unternehmens ist zeitaufwändig und mit hohen Personalkosten verbunden. Die digitale Posteingangslösung von ABBYY senkt den Zeitaufwand für diese Tätigkeiten signifikant und eröffnet ein enormes Potential zur Kostensenkung und Produktivitätssteigerung.

Reduzierte Kosten und schneller ROI

Die Reduzierung manueller Arbeitsschritte im Posteingang und die Beschleunigung der Bearbeitungsdurchläufe für Dokumente tragen maßgeblich zur Senkung der Betriebskosten bei. ABBYY FlexiCapture for Mailrooms ermöglicht somit einen schnellen Return on Investment.

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms ist eine neue Lösung für die automatisierte Verarbeitung eingehender Geschäftspost und bietet fortschrittlichste Klassifizierung von Kundenkommunikation, die über die verschiedensten Kanäle (Multi-Channel) bei einem Unternehmen eingeht: Papierdokumente, E-Mail und Fax.

Im Dienst der Produktivitätssteigerung

Multi-Channel-Capture

Kundenkommunikation in Form von Papierdokumenten, E-Mails oder Fax wird direkt digitalisiert und verarbeitet – und das unabhängig davon, über welchen Kanal und wo im Unternehmen sie eintrifft (in der Zentrale oder dezentral, z.B. in einer Niederlassung). E-Mails von Kunden können in derselben Lösung klassifiziert und verarbeitet werden.

Erweiterte Klassifizierung

Die Lösung beinhaltet die neueste Klassifizierungstechnologie von ABBYY, die höchst akkurate Klassifizierungsergebnisse für sämtliche Dokumententypen sowie für E-Mails garantiert. Dank dieser innovativen bildbasierten und inhaltlichen Klassifizierungsprozesse kann die Posteingangsverarbeitung vollständig automatisiert werden.

Klassifizierung von E-Mail-Inhalten

Kundenkommunikation in Form von E-Mails wird einschließlich der enthaltenen Inhalte automatisch klassifiziert und an die nachgelagerten Geschäftsprozesse weitergeleitet. Das Case-Management von Unternehmen kann so nachhaltig optimiert und die Reaktionszeit auf Kundenanfragen kann verkürzt werden.

(Online-) Training

Die Klassifizierungsergebnisse können durch (Online-) Training im fortlaufenden Betrieb weiter verbessert werden. Dabei werden Dokumente, die mit einer hohen Erkennungsrate klassifiziert wurden, als Trainingsfälle in der Lösung hinterlegt und unterstützen die Klassifizierung aller künftigen Dokumente.

Multi-Topic-Klassifizierung

Die neue Technologie ermöglicht die inhaltliche Klassifizierung von verschiedenen Themen innerhalb ein und desselben Dokuments bzw. mehrerer Kundenanliegen innerhalb einer E-Mail. Basierend auf einer festgelegten Bearbeitungsreihenfolge und Priorisierung für unterschiedliche Themen durchläuft die Kundenkommunikation dann die entsprechenden Abteilungen und Workflows.

Webbasierte Posteingangserfassung

Mit FlexiCapture for Mailrooms können Unternehmen die Verarbeitung ihrer gesamten Posteingangskommunikation auf das nächste Level heben, denn die Scan- und Verifizierungsanwendungen sind vollständig webbasiert.

Funktionen der Posteingangslösung

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms bietet neue und innovative Funktionen für die effiziente Verarbeitung der gesamten eingehenden Kundenkommunikation im Posteingang von Unternehmen. Die Lösung enthält alle Grundfunktionalitäten für Datenerfassung aus der FlexiCapture-Plattform und ist um die zukunftsweisende ABBYY-Technologie zur Klassifizierung von Multi-Topic-Dokumenten und E-Mail-Kommunikation erweitert.

  • 1) Distributed Mailroom Capture

  • 2) Erweiterte Klassifizierung

  • 3) Dokumentenverteilung

  • 4) Monitoring und Statistiken

  • 5) Compliance

zu 1) Distributed Mailroom Capture

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms unterstützt den Multi-Channel-Input von Dokumenten aus diversen Geräten, wie Hochleistungsscannern, Multifunktionsdruckern (MFPs), Desktopscannern und Mobilgeräten. Die Datenerfassungsmöglichkeiten decken somit alle Anforderungen der modernen Geschäftsrealität ab:

  • Zentral im Unternehmenshauptsitz (Hochleistungsscanner, Desktopscanner)

  • Über Netzwerkgeräte (Netzwerkscanner oder MFPs)

  • Remote in lokalen Niederlassungen (Web Capture)

  • Vor Ort bei Kundenterminen (Mobile Capture)

ABBYY Distributed Capture ermöglicht die Datenerfassung direkt am ‘point of engagement’, ob zentral, dezentral oder vor Ort beim Kunden über Mobile Capture.

zu 2) Erweiterte Klassifizierung

Visual Classifier

Der ABBYY FlexiCapture Visual Classifier klassifiziert Dokumente auf Basis von Layout-Strukturen und grafischen Inhaltselementen. Maschinengestützte Lernalgorithmen helfen bei der Identifizierung von visuellen Merkmalen, die typisch für bestimmte Dokumente sind, zum Beispiel Formulare, Forderungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Beim Set-up der Posteingangsklassifizierung wird auf Trainingsmodelle und Supervised-Learning-Techniken (Überwachtes Lernen) zurückgegriffen.

ABBYYs Visual Classifier liefert schnelle und präzise Klassifizierungsergebnisse für alle Formate von Bilddokumenten sowie für strukturierte und semi-strukturierte Dokumente wie Formulare, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen.

Funktionen des Visual Classifier:

  • Verbesserte Bildverarbeitungsmöglichkeiten

  • Optimierte Versatzkompensation

  • Optimiertes Deskewing (Bildausrichtung)

  • Auflösungsunabhängige Klassifikation.

  • Gemischter Dokumenteninput (300 dpi s/w, 200 dpi Farbe und 98 dpi Fax)

Content Classifier

Die Inhaltsklassifizierung mit Hilfe des Content Classifier unterstützt die automatisierte Verarbeitung von E-Mails und anderen unstrukturierten Dokumenten. Unternehmen können so die wachsenden Mengen an Kundenkommunikation einfacher bewältigen. Informationen werden automatisch korreliert, kategorisiert und analysiert, sodass ein Unternehmen schnell auf Kundenanfragen reagieren kann. Entscheidungszyklen können maßgeblich beschleunigt werden.

Organisationen erhalten zahlreiche unstrukturierte Dokumente, die nicht über den Visual Classifier analysiert und klassifiziert werden können. Verträge, Briefe oder Kunden-E-Mails werden dank der innovativen Technologien zur Inhaltsklassifizierung zuverlässig und rasch an die zuständigen Sachbearbeiter oder entsprechenden nachgelagerten Bearbeitungsprozesse weitergeleitet.

ABBYY Content Classifier zieht bei der Klassifizierung von Dokumenten deren Inhalt und Textelemente heran und vergleicht ähnliche Textmerkmale. Als statistischer Classifier basiert seine Funktionsweise auf maschinengestütztem Training und dem Hinzufügen von Know-How aus dem Geschäftsalltag durch sogenannte ‚Wissensarbeiter‘. ABBYY Content Classifier ist vollkommen sprachenunabhängig und zeichnet sich durch eine hohe Fehlertoleranz aus.

E-Mail-Klassifizierung

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms klassifiziert zuverlässig Kundenkommunikation, die das Unternehmen per E-Mail erreicht. Neben dem Inhalt der E-Mails selbst werden auch deren Anhänge (Attachments) klassifiziert, relevante Informationen werden extrahiert und zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Fachabteilungen oder unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse weitergeleitet.

(Online-) Training

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms enthält Optionen für (Online-) Training. Über maschinengestützte Lernroutinen lassen sich die Klassifizierungsergebnisse im laufenden Betrieb permanent optimieren. Dabei werden Dokumente, die mit einer hohen Erkennungsrate klassifiziert wurden, als Trainingsfälle in der Lösung hinterlegt. Jedes neue Trainingsdokument verbessert so die implementierte Klassifizierungslogik.

zu 3) Dokumentenverteilung

Basierend auf den Ergebnissen der Klassifizierung und Datenextraktion wird der identifizierte ‘Geschäftsfall’ eines Dokuments oder einer E-Mail zum entsprechenden nachgelagerten Prozess für die Bearbeitung weitergeleitet. Der Workflow, der in der Posteingangslösung gestartet wird, ist durch interne Abläufe und Regeln definiert. So erhält der zuständige Sachbearbeiter die Kundenanfrage in kürzester Zeit und kann die notwendigen Arbeitsschritte durchführen oder anstoßen. Für Unternehmen bietet die Lösung daher große Potentiale für die Verkürzung der Reaktionszeit auf Kundenanfragen und somit der Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung.

zu 4) Monitoring und Statistiken

Auswertungen

FlexiCapture for Mailrooms enthält zahlreiche Auswertungs- und Statistik-Tools. Jede eintreffende Kundenkommunikation – ob als Papierdokument, Fax oder E-Mail – wird sofort digitalisiert und bleibt jederzeit abrufbar und verfügbar. Dadurch haben Unternehmen eine optimale Kontrolle über den Eingang von Dokumenten und die darin enthaltenen Daten. Dokumente können nicht verlorengehen und Kundenkommunikation kann durch den gesamten Geschäftsprozess hindurch nachverfolgt werden.
ABBYY FlexiCapture for Mailrooms bietet verschiedene Auswertungsstufen: von der Nutzung einer Standard-Monitoring-Applikation mit grafischen Statistikauswertungen bis zu erweiterten Analysen für Unternehmens-Reportings und Business Intelligence (BI).

Standard-Monitoring:

Webbasierte Monitoring- und Statistik-Applikation

Zentralisierte Reporting-Funktionen

Status-Monitoring und projektbezogene Business Intelligence

Erweitertes Monitoring:

Microsoft SQL Reporting Service

Abwicklung und Verarbeitung von Daten aus SQL-Datenbanken Graphische Darstellung von Statistiken auf Dokumenten- und Stapel-Ebene

zu 5) Compliance

FlexiCapture for Mailrooms hilft Unternehmen, der wachsenden Bedeutung der Rechtskonformität Rechnung zu tragen. Bessere Überprüfbarkeit von Dokumenten, eingehenden Informationen und Kundenkommunikation hilft Unternehmen bei der Überwachung ihrer Geschäftsprozesse. So kann sichergestellt werden, dass gesetzliche Richtlinien eingehalten und damit einhergehende Risiken signifikant reduziert werden.

Der Schlüssel für eine erfolgreiche Posteingangsautomatisierung liegt darin, große Mengen an Informationen aus unterschiedlichen Eingangskanälen zu erfassen, eingehende Kundenkommunikation automatisch zu klassifizieren und sie über entsprechende Workflows zur weiteren Verarbeitung an die richtigen Sachbearbeiter, Systeme oder Abteilungen weiterzuleiten.

Multi-Channel-Capture

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms verarbeitet im Posteingang eintreffende Dokumente aus den unterschiedlichsten Eingangskanälen – von Papierdokumenten über Fax bis hin zu E-Mails. Mit dieser ABBYY-Lösung können Informationen zentral im Unternehmenshauptsitz, dezentral in anderen Niederlassungen und sogar vor Ort beim Kunden mithilfe von Mobile Capture auf Mobilgeräten digitalisiert werden.

E-Mail-Klassifikation

Viele Kunden und Organisationen bevorzugen die Kommunikation über E-Mail, da diese flexibler, kostengünstiger und schneller ist. Mit FlexiCapture for Mailrooms können Unternehmen E-Mails einschließlich der angehängten Inhalte (Attachments) in derselben Lösung erfassen, die auch für Papier- und Faxeingänge genutzt wird. Die digitale Kommunikation mit den Kunden kann so weiter optimiert werden.

Mobile Capture

Die Dokumentenerfassung über mobile Geräte oder Tablets spielt eine zunehmend wichtigere Rolle, besonders da, wo die mobile Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern den Geschäftsalltag dominiert. Mobile Capture ermöglicht Außendienstmitarbeitern, Dokumente vor Ort – also direkt am ‚point of engagement‘ – zu digitalisieren und ist gleichzeitig ein neuer, innovativer Kommunikationsweg zwischen Endkunden und Unternehmen. Mit FlexiCapture for Mailrooms lässt sich die Datenerfassung über Mobilgeräte ganz einfach in den Posteingangsprozess integrieren.