DocuWare DMS Module

Automatische Indexierung archivierter Dokumente anhand externer Daten

Für viele zu archivierende Dokumente liegen Ordnungskriterien und Suchbegriffe bereits in der EDV vor. DocuWare Autoindex übernimmt die Daten und fügt sie dem Archiv als Indexbegriffe hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.

Nutzen Sie die bereits in der EDV vorhandenen Datensätze, um Dokumente in DocuWare automatisch zu indexieren. Die Buchhaltung beispielsweise erfasst im Buchungssystem eine Rechnung mit Absender, Belegnummer, Datum und Summe. Wenn diese Rechnung in DocuWare archiviert wird, kann Autoindex auf die Inhalte des externen Datensatzes zugreifen und sie als Indexinformationen in DocuWare ergänzen – ohne dass der Anwender die Indexbegriffe erst eintippen muss.

Autoindex lässt sich umgekehrt auch für die Indexergänzung rücklaufender Arbeitsberichte verwenden. Für diese Belege liegen die Indexbegriffe beim Druck bereits im System vor. Wird der Arbeitsbericht ausgefüllt zurückgegeben, kann das neue Dokument automatisch den vorhandenen Datensätzen zugeordnet werden.

Auch bei der Recherche leistet Autoindex gute Dienste. Autoindex gleicht den externen Datenbestand mit den Dokumenten im DocuWare-Archiv ab und zeigt zusammengehörige Dokumente an. Die Suche kann der Anwender per Filter auf bestimmte Dokumente beschränken.

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So arbeitet Autoindex: In DocuWare wird ein Dokument archiviert. Als Matchcode ist hier die Belegnummer definiert. Sobald der Autoindex-Workflow gestartet wird, sucht DocuWare diesen Matchcode in der externen Datenquelle und überträgt die übrigen Felder des Datensatzes wie Firma, Betrag und Datum ins Archiv.

Nutzen

  • Automatische Indexierung

  • Fehlerfreie Datenerfassung

  • Sicherung der Datenkonsistenz

  • Prozess-Optimierung

  • Reorganisation von Archiven

Barcodes in Dokumenten erkennen und automatisch indexieren

Lassen Sie Barcodes und Text aus Ihren Dokumenten automatisch auslesen. Damit können Ihre Unterlagen optimal vorsortiert, indexiert und archiviert werden natürlich auch alles automatisch. Mit Barcode & Forms sparen Sie Zeit und somit Kosten, denn es beschleunigt und erleichtert das Erfassen und Ablegen von Dokumenten, zum Beispiel von Rechnungen.

Barcodes – die kleinen Helfer

Mit Barcodes lassen sich viele Prozesse im Unternehmen erheblich erleichtern. Sie erhalten zum Beispiel viele Rechnungen, die Sie gern regelmäßig in einem Arbeitsgang scannen und archivieren würden? Mit Barcode & Forms kein Problem: Sie kleben auf die erste Seite jeder Rechnung ein Barcode-Etikett und scannen alle Dokumente zusammen ein. Bei jedem neuen Barcode wird erkannt, dass es sich um ein neues Dokument handelt. DocuWare liest die Barcode-Nummer als Rechnungsnummer aus und verwendet sie für den gesamten Indexierungs- und Archivierungsvorgang. Darüber kann das Dokument eindeutig identifiziert werden, und zwar im gesamten Unternehmen – über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg.

Hohe Genauigkeit

Sollte eine Rechnung bereits einen Barcode enthalten, wählen Sie für Ihr Etikett einfach einen anderen Barcode-Typaus. Barcode & Forms erkennt mit ausgesprochen hoher Genauigkeit eine Vielzahl an 1D- und 2D-Barcodes, sodasssich in Ihr automatisiertes Dokumentenmanagement keine Fehler einschleichen können.

Unterstützte 1D und 2D Barcodes

Indexbegriffe auslesen

Mit DocuWare können Sie auch Text wie zum Beispiel den Rechnungsbetrag automatisch auslesen lassen, um dieseDaten später bei der Indexierung Ihrer Dokumente zu verwenden. Genauso wie Barcodes können Sie mit Barcode &Forms auch den ausgelesenen Text dazu benutzen, stapelweise gescannte Seiten zu separieren. So kannzumBeispiel immer, wenn das Wort „Rechnung“ erscheint, ein neues Dokument erzeugt werden.

Kombinieren und optimieren

Das Verwenden von Barcodes und das Auslesen von Text schaffen optimale Voraussetzungen, um Ihre Dokumente zuindexieren und zu archivieren. In Kombination mit dem Zusatzmodul DocuWare Import können Sie Ihre Dokumente voneinem zentralen Netzwerk-Scanner in einen überwachten Ordner scannen, aus dem heraus sie automatisch richtigarchiviert werden. Dabei kann sowohl der Barcode, in unserem Beispiel die Rechnungsnummer, als auch Text, hier derRechnungsbetrag, ausgelesen werden.

Mit dem Autoindex-Modul können Sie die importierten Dokumente anschließend unter Verwendung einer externenDatenbank, etwa Ihres ERP-Systems, vollständig indexieren. Wenn Sie die Barcode-Nummer zu IhremBuchungsdatensatz hinzufügen, werden die Informationen mit DocuWare synchronisiert. Der DocuWare-interne Indexwird dadurch vervollständigt und alle Systeme stimmen überein.

Vorteile

  • Automatische Indexierung:
    Barcodes und Text für die Indexierung auslesen lassen.

  • Dokumente vorsortieren:
    Ausgelesene Daten nutzen, um gescannte Seiten zu klassifizieren und zu separieren.

  • Hohe Genauigkeit:
    Automatische Datenerfassung statt manueller Eingabe ist genauer und sicherer.

  • Zeitersparnis:
    Optimieren Sie Arbeitsprozesse.

Ein starkes Team: DocuWare und Microsoft Outlook

Mit Connect to Outlook archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus MS Outlook in DocuWare. Genauso leicht greifen Sie per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zu – und haben zum Beispiel die letzten Schreiben eines Kunden sofort wieder vor sich. Die Einstellungen verwalten Sie einfach und zentral.

Connect to Outlook anwenden

Im Geschäftsalltag erhalten Sie eine Flut von E-Mails. Diese sind wichtiger Teil Ihrer täglichen Arbeit und Siemüssen ständig auf sie zugreifen können. Als Geschäftsbriefe unterliegen E-Mails aber auch den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und sind danach zu archivieren. Connect to Outlook, die Verbindung von MSOutlook zu DocuWare, ermöglicht Ihnen beides auf schnelle und bequeme Weise: Sie archivieren nicht nur Ihre E-Mails aus Outlook, sondern greifen mit der Schnellsuch-Funktion auch direkt auf abgelegte Mails zu –und das in kürzester Zeit.

Bequem aus Outlook archivieren

Connect to Outlook fügt sich mit einem eigenen DocuWare-Menüband und -Kontextmenü nahtlos in Ihre gewohnte Outlook-Arbeitsumgebung ein. Um eine E-Mail zu archivieren, markieren Sie sie und klicken im Menüband oder Kontextmenü auf Ablegen. Sie haben die Wahl, ob bei einer E-Mail mit Anhang nur der Anhang archiviert wird oder ob Anhang und E-Mail abgelegt werden. Wenn Sie beides speichern, können Sie zudem festlegen, ob sich zuerst der Anhang oder die E-Mail in DocuWare öffnet. Siekönnen E-Mails in allen gängigen Formaten ablegen: MSG (Outlook),DOC (Word), RTF, PDF und PDF/A (Langzeit-Archivierungsformat gemäß ISO-Norm). Anhänge werden in ihrem jeweiligen Originalformat archiviert.

Die Ablage erfolgt also auf Knopfdruck, gleich ob ein- oder ausgehende Mail. Wenn Sie möchten, öffnet sich dazu der Ablagedialog, der Ihnen anzeigt, mit welchen Indexbegriffen die E-Mail abgelegt wird. Eine Nachricht informiert Sie über die erfolgreiche Archivierung. Sie können die E-Mails auch in einem DocuWare-Briefkorbspeichern, um sie dort zu sammeln und alle zusammen im Archiv abzulegen. Oder Sie heften E-Mails zu einem DocuWare-Dokumentzusammen. Auch kann der Intelligent Indexing Service die E-Mails in einem Briefkorb automatisch indexieren.

Mit dem Button Senden und ablegen können Sie Ihre E-Mails gleichzeitig verschicken und archivieren. Das gilt für neue E-Mails genauso wie für das Beantworten und Weiterleiten von empfangenen E-Mails. Besonders praktisch: Die Schaltfläche lässt sich in die Schnellzugriffsleiste von MS Outlook integrieren.

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Outlook 2010: Das Outlook-Fenster besitzt eine eigene DocuWare-Menüleiste. Hier wie auch über das Rechtsklick-Kontextmenü können Sie sich anmelden, E-Mails ablegen oder suchen. Die Ergebnisliste der Schnellsuche erscheint in einem Extra-Bereich.

Vorteile

  • Zeitsparend: E-Mails direkt aus Outlook in DocuWare ablegen

  • Praktisch: In Outlook auf archivierte Mails zugreifen

  • Bequem: Einfache und zentrale Einrichtung

  • Effizient: Daten aus MS Outlook, DocuWare, CRM und ERP für Ablage und Suche nutzen

Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert

Mit DocuWare Import können Sie Dokumente einfach und effizient in Ihr DocuWare-System importieren und darin archivieren. Das Modul arbeitet im Hintergrund: Es überwacht ausgewählte Ordner in Ihrem Dateisystem oder Netzwerk und verschiebt alle darin ankommenden Dateien automatisch in DocuWare. Dabei lassen sich die Dokumente in unterschiedlicher Weise indexieren.

Die Lösung für große Mengen an Dokumenten

DocuWare Import wurde für Unternehmen entwickelt, diegroße Mengen an Dokumenten verarbeiten. DocuWareImport ist besonders nützlich bei der Verwendung vonNetzwerk-Scannern oder ERP-Programmen, die vielePDF-Dokumente erstellen. Wenn Sie zum Beispiel miteinem ERP-System arbeiten, das alle Rechnungen,Gutschriftenund sonstigen Dokumente als PDF exportiert,können Sie diese Dokumente automatisch in DocuWarespeichern.

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DocuWare Import bringt Ihre Rechnungen oder anderen Dokumente aus überwachten Ordnern automatisch in IhrDocuWare-System.

Dokumente beim Scannen direkt an Mitarbeiter verteilen

Mit einem Netzwerk-Scanner können Sie Dokumente auch schon beim Scannen an Ihre Mitarbeiter weiterleiten.DocuWare Import überwacht dazu das Netzwerkverzeichnis und legt die gescannten Dateien in den DocuWare-Briefkörben der Mitarbeiter ab.

Indexieren mit unterschiedlichen Methoden

Die Möglichkeiten von DocuWare Import lassen sich mit zusätzlichen DocuWare-Lizenzen gewinnbringend erweitern:
Mit der Lizenz Barcode & Forms werden Informationen aus den Dokumenten ausgelesen, mit denen diese indexiert undabgelegt werden. So versehen Sie etwa eingehendeRechnungen mit einem 1D- oder 2D-Barcode und scannen sie voneinem Netzwerk-Scanner in einen von DocuWare Import überwachten Ordner. Nach dem Import wird dieDokumentnummer auf der Rechnung aus dem Barcode ausgelesen.

Mit der Zusatzlizenz Autoindex werden die Dokumente nach dem Import automatisch indexiert. Und wer es ganzkomfortabel haben möchte, kombiniert DocuWare Importmit der Lizenz für Intelligent Indexing. Dieser webbasierteService erfasst die wichtigsten Metadaten Ihrer eingescannten Dokumente automatisch und indexiert dieDokumente.

Eingangsrechnungen automatisch weiterverarbeiten

Elektronische Rechnungen, die Sie im deutschen ZUGFeRD-Format erhalten, können Sie sofort automatisch buchenund archivieren. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind inden PDF-Beleg standardisierte Rechnungsdaten im XML-Formatintegriert. Es liegen Ihnen also strukturierte Rechnungsdaten vor. Dadurch lassen sich die Kosten in IhremUnternehmen deutlich reduzieren, denn die Datenübernahme von Hand oder über komplizierte Formularlesesoftwareentfällt. Es gibt also auch keine Erfassungsfehler mehr.

Nutzen

  • Schnelle und zuverlässige Archivierung: Dateien werden automatisch sortiert und in DocuWare abgelegt.

  • Vom Netzwerk-Scanner direkt zum Mitarbeiter: Leiten Sie Dokumente schon beim Scannen an Ihre Kollegen weiter.

  • Importieren von elektronischen Rechnungen: ZUGFeRD-Rechnungen automatisch buchen und archivieren

Dokumenten-Management mobil

Mit DocuWare Mobile greifen Sie direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet auf einDocuWare-Archiv zu. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirmbetrachten und imWorkflow weiterreichen. Dazu ist die Stempelfunktion integriert. Mit DocuWare Mobile eignensich die Geräte noch besser für den BusinessEinsatz.

Dank der Business-App von DocuWare tragen Sie IhrArchiv immer bei sich und können sich von überall mit denbenötigten Dokumenten versorgen. Werbeispielsweise vordem Meeting beim Kunden ein Update des Finanzplansbenötigt, holt sich dieses per DocuWare Mobile auf dasSmartphone oder Tablet. Sie zeichnen auf der Dienstreisedas Budget für das neue Projekt ab oder geben noch eineRechnung frei.

Dokumente betrachten und stempeln

DocuWare als iPhone-App lässt sich kostenlos installieren.

Die Einträge der Aufgabenliste zeigt DocuWare Mobile ebenso wie die Suchtreffer in einer Ergebnisliste an. Damit Sie nicht erst jedes Dokument im Viewer laden müssen, um das richtige zu finden, tippen Sie im Zweifelsfall auf die Infobox eines Dokuments. Die Infobox liefert unter anderem Dateinamen, Indexeinträge, Datum sowie die Dateigröße – genügend Informationen, um einzuschätzen, ob dies das gewünschte Dokument ist.

DocuWare Mobile unterstützt die Stempelfunktion von DocuWare. Sie können so beispielsweise eine Rechnung freigeben. Je nach Stempelart geben Sie noch Text ein oder Sie platzieren den Stempel im Dokument. Auf Wunsch setzt die App den Stempel auch automatisch auf eine freie Stelle. Der Stempel modifiziert die Indexeinträge eines Dokuments, so dass das Dokument im Workflow weiter wandern kann.

DocuWare Mobile lässt sich mit zahlreichen mobilen Geräten nutzen, so etwa mit dem iPhone, iPad, iPod, auf Blackberry-Smartphones, auf Geräten mit Windows Phone 7 und Android sowie Tablets mit Windows 8. Der Funktionsumfang kann sich je nach Gerät und Betriebssystem leicht unterscheiden. Bei den mobilen Geräten von Apple haben Sie die Wahl, ob Sie auf das Dokumenten-Management über die App DocuWare Mobile zugreifen oder über einen HTML-5-fähigen Browser wie Safari. Die Installation entfällt beim Browserzugang, jedoch kann die App in der Regel schneller arbeiten als dies per Browser möglich ist. Für Blackberry- und Android-Geräte ist nur der Browser-Zugang verfügbar; Smartphones mit Windows Phone 7 sowie Tablets mit Windows 8 arbeiten nur mit der App. Mehr Informationen zu Versionen und Funktionen finden Sie unten im Kasten „10 Fragen“ sowie im DocuWare Knowledgecenter unter help.docuware.com/de#t56052

Vom Archiv aufs mobile Gerät

DocuWare Mobile lässt sich von zahlreichen mobilen Geräten nutzen, etwa iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android bzw. Windows Phone 7 sowie Tablets mit Windows 8

Um mit dem Smartphone oder Tablet die gewünschten Dokumente aus dem Archiv zu laden, stehen Ihnen wie in DocuWare die Suchmaske sowie die Aufgabenliste zur Verfügung. Sie können auch die ebenfalls aus DocuWare bekannten Auswahllisten nutzen. DocuWare speichert alles, was in ein Indexfeld schon einmal eingegeben worden ist. Sobald Sie auf dem Mobilgerät in ein Indexfeld und dann auf den Button „Auswahlliste“ tippen, öffnet sich eine Liste mit diesen Einträgen, aus denen Sie nur noch auswählen müssen. Oder es ist schon eine feste Auswahlliste vom Administrator eingerichtet. Wenn Sie ein „K“ eingeben und dann auf die „Auswahlliste“ tippen ,springt die Listegleich zu den Einträgen, die mit „K“ beginnen.


Sie können auch die selektive Auswahlliste verwenden, um die Suchergebnisse noch weiter einzugrenzen. Dabei werden quasi zwei Auswahllisten kombiniert. Wenn Sie also beispielsweise für das eine Feld „Rechnung“ und für das andere Feld „gespeichert von“ „Mustermann“ festlegen, liefert DocuWare Mobile nur die Rechnungen, die Herr Mustermann gespeichert hat.

In DocuWare Mobile können Sie sogar auch Listen mit Aufgaben verwenden. Dabei sammelt DocuWare die zu bearbeitenden Dokumente und zeigt diese in einer Liste an. Dahinter steht eine automatische Suche mit festgelegten Index-Kriterien. Sobald die Aufgabe – etwa die Freigabe einer Rechnung – erledigt ist, verschwindet der Eintrag aus der Liste und das Dokument wandert weiter in die Liste des nächsten zuständigen Mitarbeiters.

Vorteile

  • Sicher: Daten und Dokumente werden bei der Übertragung mit SSL sicher verschlüsselt

  • Bequem: Greifen Sie auf Ihre Dokumente zu, ohne ein Notebook mit sich herumzutragen

  • Schnell: Mit der Auswahlliste finden Sie die benötigten Dokumente ohne viel zu tippen

  • DocuWare Mobile unterstützt zahlreichen mobilen Geräte: iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android bzw. Windows Phone 7 sowie Tablets mit Windows 8

Antworten zu DocuWare Mobile

Wie sicher sind die Dokumente auf dem mobilen Gerät?
Die Dokumente werden zunächst nicht auf dem mobilen Gerät gespeichert, sondern vom Server zu Mobile per HTTP übertragen.
Das Protokoll lässt sich per SSL sicher verschlüsseln. Der Zugang zum Dokumentenmanagement-System ist dann auf Wunsch mit dem DocuWare-Login geschützt. Erst wenn Sie Dokumente beispielsweise auf dem iPad in iBooks ablegen, sind diese auf dem Gerät selber vorhanden.

Und wenn mein Smartphone samt Login gestohlen wird?
Geben Sie Ihrem DocuWare-Administrator Bescheid, damit er diesen Zugang sperrt und einen neuen einrichtet. Lassen Sie zudem bei Ihrem Provider die SIM-Karte sperren. Tipp: Deaktivieren Sie das Auto-Login, damit keine Langfinger auf das Archiv zugreifen können.

Wie sehe ich mir Dokumente mit vielen Seiten an?
Sie bedienen DocuWare Mobile wie andere mobile Anwendungen: Sie wischen über den Touchscreen, um zu blättern. Wenn Sie zwei Finger auf einen Ausschnitt setzen und auseinanderziehen, zoomen Sie in das Dokument, umgekehrt verkleinern Sie den Ausschnitt. Mit dem Seitenwähler springen Sie gezielt zu einer Seite. Sobald das Gerät gekippt wird, passt sich die Ausrichtung der Dokumente an.

Welche Dateiformate kann DocuWare Mobile darstellen?
Mobile unterstützt die gleichen Formate wie der Web Client Server, unter anderem PDF, TIFF, JPEG und die Formate von Microsoft Office. Die Dateien werden für die Übertragung zu Mobile in das PNG-Format umgewandelt.

Muss ich DocuWare Mobile freischalten?
DocuWare Mobile lässt sich kostenlos laden – die App für iPad und iPhone aus dem iTunes-Store, die App für Geräte mit Windows Phone 7 von der Webseite App Hub und die App für Tablets mit Windows 8 im Windows Store. Wenn Sie per Browser auf DocuWare Mobile zugreifen, müssen Sie sich um keine Installation kümmern. Für alle beweglichen DocuWare-Versionen‘ ist die Lizenz „Mobile“ erforderlich, die in der DocuWare-Administration eingespielt wird. Dann wird beim Login von beispielsweise Web Client und iPhone eine Client-Lizenz verbraucht. Loggt man sich von einem weiteren mobilen Gerät gleichzeitig ein, wird eine zusätzliche Client-Lizenz verbraucht.

Sind die Mobile-App und der Browserzugang unterschiedlich?
Die Funktionen sind weitgehend gleich. Eine Installation auf dem Mobilgerät entfällt beim Browserzugang, jedoch kann die App in der Regel schneller arbeiten als dies im Browser möglich ist. Per Browser können Sie DocuWare-Dokumente auch auf dem iPhone in iBooks speichern, sonst ist dies nur auf dem iPad möglich. Auf Android-Geräten oder Blackberries werden übrigens die Dokumente bei Bedarf direkt im Gerät abgelegt und können gegebenenfalls mit anderen Apps aufgerufen werden.

Wie richte ich DocuWare Mobile als App ein?
Wenn die App installiert ist, finden Sie in den Einstellungen des iPhone oder iPad oder Windows -8 - Geräts die Verbindungsverwaltung, wo Sie beispielsweise Port, Host und Zugangsdaten eingeben. Die Daten bekommen Sie von Ihrem DocuWare-Administrator. Haben Sie die Verbindungsdaten gespeichert, wechseln Sie in den Programmordner und laden mit einem Tipp auf das Symbol DocuWare Mobile.

Was muss ich beachten, wenn ich per Browser auf DocuWare Mobile zugreifen möchte?
Eigentlich gar nichts. Nur muss der verwendete Webbrowser HTML 5 ausreichend unterstützen, wie dies beispielsweise bei Safari, dem Browser von Android ab Version 2.2.1 oder von Blackberry 5 der Fall ist. Dann geben Sie die URL für die serverseitig installierte Version von DocuWare Mobile sowie die Zugangsdaten ein und legen los.

DocuWare leicht in Fremdanwendungen leicht integrieren

Mit Smart Connect verbinden Sie beliebige Programme mit dem DocuWare-Dokumentenpool ohne Programmieraufwand. Auf Knopfdruck rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, im Dokumentenpool archivierte Dokument auf.

Smart Connect liest direkt aus der Benutzeroberfläche einer Fremdanwendung Begriffe aus und verwendet sie in DocuWare als Such- oder Indexbegriffe. Dokumente zu einem in der Fremdanwendung geöffneten Datensatz lassen sich ganz leicht in DocuWare aufrufen, dazu wird ein Button in der Fremdanwendung eingeblendet. Ebenso einfach ist die Übernahme der Begriffe als Indexbegriffe für Dokumente, die Sie in DocuWare archivieren möchten.

Funktionsweise

Beim Anwenden von Smart Connect wird immer eine zuvor angelegte Konfiguration ausgeführt. In einer solchen legen Sie unter anderem fest, welche Inhalte aus der Fremdanwendung in DocuWare verwendet werden sollen, und ob eine Suche - Smart Search - oder eine Indexierung - Smart Index - ausgeführt werden soll. Sie erstellen eine Konfiguration denkbar einfach: Ein Assistent führt Sie durch die einzelnen Schritte. Dabei „fotografieren“ Sie das Fenster der Fremdanwendung. Auf dem so erstellten Screenshot wählen Sie die Elemente der Fremdanwendung, die ausgelesen werden sollen. So kommen Sie mit Smart Connect ohne jeglichen Programmieraufwand an die Daten der Fremdanwendung. Des Weiteren legen Sie bei einer Smart-Search-Konfiguration einen Smart-Connect-Button fest, über den die Benutzer die Konfiguration aufrufen können. Dieser Button wird dann in der Fremdanwendung eingeblendet und integriert sich so in die bestehende und bekannte Benutzeroberfläche. Bei Smart Index wird der Button automatisch in dem DocuWare Ablagedialog angezeigt. Da Smart-Connect-Konfigurationen schnell und einfach angelegt sind, lohnen sie sich schon bei Anwendungen mit wenigen Dokumenten pro Tag. Das Zusammenspiel von DocuWare und den Fremdanwendungen ist für den Benutzer zeitsparend und sehr komfortabel. Sie können sich für Ihre individuellen Arbeitsabläufe „eigene“ Smart-Connect-Konfigurationen anlegen, aber auch zentral eingerichtete Konfigurationen, die von Mitarbeitern ganzer Abteilungen genutzt werden können, sind möglich.

Anwendung die Buchhaltung mit Smart Index

Sie haben eine Buchhaltungssoftware, über die Sie Ihre Rechnungen buchen, und DocuWare, wo die Rechnungen archiviert werden. Mussten Sie bislang bei beiden Vorgängen Daten wie Rechnungsnummer, Firma und Betrag eingeben, erledigen Sie die Aufgaben mit Smart Index in einem Schritt: Sie haben das Buchhaltungssystem und DocuWare nebeneinander geöffnet. Sie beginnen in DocuWare mit der Archivierung der eingescannten Rechnung. Diese wird dabei im Viewer angezeigt und der DocuWare-Ablagedialog öffnet sich. Wechseln Sie nun in das Buchhaltungssystem und geben dort die Daten der Rechnung ein, wie zum Beispiel Firma, Datum, Rechnungsnummer und Betrag. Rufen Sie nun die Smart-Connect-Funktion im DocuWare-Ablagedialog auf, werden diese ganzen Daten aus der Benutzeroberfläche des Buchhaltungssystems in die entsprechenden Felder des Ablagedialogs übernommen. Die Vergabe der Indexbegriffe in DocuWare erfolgt also auf Knopfdruck, Tippfehler bei der doppelten Eingabe der Daten - und somit Inkonsistenzen zwischen Daten im Buchhaltungssystem und Indexbegriffen in DocuWare - sind ausgeschlossen.

Suche direkt aus Buchhaltung

Bearbeiten Sie zu einem späteren Zeitpunkt in der Buchhaltungssoftware den Datensatz zu einer Rechnung und möchten sich parallel hierzu die Rechnung ansehen, klicken Sie einfach auf den Smart-Connect-Button, der in Ihrer Buchhaltungssoftware eingeblendet wird. Über den Button werden die Rechnungsnummer und die Firma aus der Benutzeroberfläche des Buchhaltungssystems ausgelesen und es wird eine Suche anhand dieser Begriffe in DocuWare ausgeführt. Als Ergebnis wird Ihnen die zum Datensatz passende Rechnung direkt im DocuWare-Viewer angezeigt.

Über mehrere Konfigurationen haben Sie auch die Möglichkeit, in eine Fremdanwendung mehrere Smart-Connect-Buttons einzublenden. So könnte beispielsweise zu einem Buchungsdatensatz über einen Button die zugehörige Rechnung und über einen anderen Button der zugehörige Lieferschein angezeigt werden. Die Aufschrift des Smart-Connect-Buttons können Sie in der jeweiligen Konfiguration individuell bestimmen.

Smart Search bei HR

Sie haben ein beliebiges Programm im Personalwesen im Einsatz, die Personaldokumente wie Bewerbungen, Anstel- lungsverträge und Urlaubsscheine sind in einem Personalarchiv in DocuWare gespeichert. In beiden Systemen wird die Personalnummer verwendet, in DocuWare gibt es zudem Indexfelder für den Dokumenttyp und den Status. Für verschiedene Anwendungsszenarien ist die passende Smart-Search-Konfiguration leicht eingerichtet.

Für das Erstellen der Gehaltsabrechnungen müssen Sie beispielsweise häufig auf die Urlaubsscheine von Mitarbeitern zugreifen. Mit Smart Connect können Sie das direkt aus der HR-Software. Haben Sie zu einem Mitarbeiter den Datensatz geöffnet, klicken Sie einfach auf den Smart-Connect-Button, und schon wird der neueste Urlaubsschein des Mitarbeiters im Anzeigefenster von DocuWare geöffnet. Über die Ergebnisliste können Sie auch auf alle weiteren Urlaubsscheine des betreffenden Mitarbeiters zugreifen.

In der zugehörigen Smart-Search-Konfiguration, die im Hintergrund ausgeführt wurde, ist festgelegt, dass die Personalnummer aus dem angezeigten HR-Datensatz übernommen wird und als zusätzliche Suchbegriffe „Urlaubsschein“ für den Dokument-Typ und „gültig“ für den Status verwendet werden.

Nutzen vom Modul

  • Aus Fremdanwendungen direkt auf zugehörige Dokumente in DocuWare zugreifen

  • DocuWare an beliebige Programme ohne Programmieraufwand anbinden

  • Leicht zu erstellende Konfigurationen

  • Konfigurationen auf weitere Benutzer übertragbar

  • Mit allen drei DocuWare-Server-Editionen verwendbar: BUSINESS, PROFESSIONAL und ENTERPRISE

Doppelpack: Liste mit Aufgaben und E-Mail-Benachrichtigung

Mit dem DocuWare Task Manager können Sie zwei Funktionen von DocuWare nutzen, nämlich die Listen und die E-Mail-Benachrichtigung. In einer Liste sammelt DocuWare die anstehenden Aufgaben. Sie öffnen DocuWare Client, klicken auf Listen und erledigen den Task, der dann aus Ihrer Liste verschwindet. Die E-Mail-Benachrichtigung wiederum gibt automatisch Bescheid, wenn ein Dokument für Sie vorliegt. In der Mail ist dann ein Link auf das jeweilige Dokument enthalten.

Listen im Detail

Zunächst ein Beispiel dafür, wie eine Liste die Büroarbeit vereinfacht: Bei einem Unternehmen geht eine Rechnung ein. Die Poststelle scannt die Rechnung ins DocuWare-Archiv. Das Dokument wird anschließend automatisch in der Liste des zuständigen Mitarbeiters eingetragen. Wenn dieser den DocuWare Client öffnet, sieht er sogleich die freizugebende Rechnung. Kommt eine neue Aufgabe hinzu, kann sich die Liste automatisch aktualisieren. Dahinter steckt eine automatische Suche mit festgelegten Index-Kriterien. Im Suchdialog ist beispielsweise im Feld „Dokument-Typ“ der Begriff „Eingangsrechnungen“ und im Feld „Status“ der Eintrag „neu“ festgelegt. Damit werden in der Liste des Mitarbeiters alle neuen Eingangsrechnungen angezeigt. Wenn dieser nun mit einem virtuellen Stempel die Rechnung freigibt, ändert sich wieder ein Indexbegriff. Die Rechnung wandert aus seiner Liste in die der Buchhaltung. Die Zahlung kann zeitnah veranlasst werden, so dass das Unternehmen vom Skonto profitiert.

Alle Aufgaben im Überblick behalten

Der DocuWare Task Manager beschleunigt die tägliche Büroarbeit. Mit Listen und E-Mail-Benachrichtigungen bleiben keine Rechnungen mehr liegen und Projekte können zügig bearbeitet werden.

Kleinere Aufgaben bleiben bei der täglichen Büroarbeit gerne mal liegen. Über dem Großauftrag vergisst man die Rechnungsfreigabe. Der Urlaub kann nach Arbeitsschluss noch beantragt werden, und wie soll man die Konstruktionszeichnung für die Fertigung aufbereiten, wenn der Projektleiter auf Dienstreise ist? Wenn sich die Probleme häufen, gerät der Arbeitsfluss ins Stocken. Verfallene Skonto-Erlöse wirken sich sogar auf den Gewinn aus. Mit dem DocuWare Task Manager können Sie verhindern, dass dies in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Abteilung passiert.

So profitieren Sie von der Benachrichtigung per E-Mail

Ähnlich nützlich wie die Liste ist die E-Mail-Benachrichtigung: Dabei versendet DocuWare automatisch eine E-Mail, wenn ein Ereignis für ein im Archiv abgelegtes Dokument eintritt oder der Index sich ändert. Konkret bedeutet dies beispielsweise: Der Einkauf hat für die Verwaltung Büromöbel bestellt. Sobald die Lieferung eingeht, erhält der Einkaufsleiter automatisch eine Mail mit dem Link auf den archivierten Lieferschein. So ist er informiert, dass die Lieferung eingegangen ist. Zudem kann er den Lieferschein im DocuWare-Viewer öffnen und mit der Bestellung abgleichen, bevor die Möbel auf die Abteilungen verteilt werden.

Nutzen

  • Sicher: Aufgaben wie Rechnungsfreigabe bleiben nicht aus Versehen liegenAutomatische Indexierung

  • Zeitsparend: Dank Listen mit Aufgaben kein langes Suchen und Nachfragen mehr.

  • Komfortabel: Sie werden per E-Mail automatisch informiert, dass neue Aufgaben für Sie vorliegen

Optimieren Sie Ihre dokumentbasierten Unternehmensprozesse

Mit DocuWare Workflow Manager stellen Sie klare Regeln für die Dokumenten-verarbeitung in Ihrem Unternehmen auf und optimieren so Ihre Geschäftsabläufe. Sie weisen Mitarbeitern oder Stellen Aufgaben zu und legen Vertretungsregeln fest für den Fall, dass ein zuständiger Mitarbeiter nicht im Büro ist. Sie bestimmen, welches Ereignis einen Workflow in Gang setzen soll, zum Beispiel das Ablegen einer Eingangsrechnung. Und natürlich können Sie alle Abläufe nachverfolgen. Der Workflow Manager verfügt über eine leistungsstarke grafische Benutzeroberfläche, den Workflow Designer, mit der Sie Workflows erstellen und bearbeiten. Im Designer können Sie selbst hochkomplexe Prozesse mithilfe einfacher Symbole und Verknüpfungen schnell und ohne Programmieraufwand modellieren.

Workflow Manager verfügt über eine leistungsstarkegrafische Benutzeroberfläche, denWorkflow Designer, mitder Sie Workflows erstellen und bearbeiten. Im Designerkönnen Sie selbst hochkomplexe Prozesse mithilfeeinfacher Symbole und Verknüpfungenschnell und ohneProgrammieraufwand modellieren.

Vorteile

  • Eine Aufgabenliste bietet einen direkten Überblick über alle Workflow-Aufgaben.

  • Der Workflow ermöglicht ein intuitives Arbeiten mit Dokumenten.

  • Vertretungsregel und Eskalations-Management: Aufgaben bleiben nicht länger unerledigt liegen. Ist die zuständige Person nicht im Büro, werden sie automatisch einem Vertreter zugewiesen. Wird eine Aufgabe überfällig, erhält der Mitarbeiter eine Erinnerung.

  • Erstellen Sie Ihre eigenen Workflows – ganz ohne Programmieraufwand.

Mehr Effizienz durch parallele Aufgabenausführung

Workflow Manager ermöglicht es Ihnen, parallel ablaufende Aufgaben in einem Workflow zusammenzufassen. Nehmen wir zum Beispiel eine Versicherung, deren Mitarbeiter täglich zahlreiche Leistungsanträge bearbeiten müssen. Da sie in verschiedenen Büros an unterschiedlichen Standorten arbeiten, können sie keine Anträge an andere verfügbare Bearbeiter weitergeben. Mit dem Workflow Manager erhält jeder Mitarbeiter eine eigene Aufgabenliste, auf der alle Anträge aufgeführt sind. Sobald ein Mitarbeiter eine Aufgabe zur Bearbeitung auswählt, wird sie auf den Listen aller anderen Mitarbeiter als vergeben markiert. So werden Aufgaben garantiert jeweils nur von einer Person ausgewählt und alle Anträge bearbeitet.

Klare Unternehmensprozesse

Aufgaben können – zusätzlich zu Benutzern oder Rollen – auch „Vertretungsregeln“ zugewiesen werden. In einer Vertretungsregel können Sie Zuständigkeiten auch abstrakten Stellen, z.B. Kostenstellen, zuordnen, die eine Gruppe von Personen umfassen. Die Aufgabe wird automatisch dem ersten Mitarbeiter auf der Liste zugeteilt, der als „im Büro anwesend“ angezeigt wird. So werden alle Workflows erfolgreich und unabhängig von etwaigen Abwesenheiten abgeschlossen. Führungskräfte haben zudem die Möglichkeit, die Vorgänge jederzeit nachzuvollziehen.

Aufgaben schnell und bequem erledigen

Die Aufgaben lassen sich in DocuWare zügig und effizient erledigen: Rechnungen können Sie zum Beispiel mit digitalen Stempeln bearbeiten und so mit wenigen Klicks den gesamten oder einen Teilbetrag freigeben. Sie können dafür auch ein Formular nutzen. Oder Sie haben beide Möglichkeiten gleichzeitig: Sie füllen das Formular aus und automatisch wird auch ein entsprechender Stempel gesetzt. Damit jeder Mitarbeiter alle für seine Entscheidung benötigten Daten vor sich hat, kann per Web Service automatisch beispielsweise der Rechnungsbetrag ausgelesen und in das Formular Ihres Workflows für Eingangsrechnungen eingetragen werden.

Eskalationsstufen definieren

In Eskalationsstufen legen Sie Fristen für Aufgaben fest und bestimmen, was beim Überschreiten von Deadlines passieren soll. Ganz nach Ihren Einstellungen kann Workflow Manager beispielsweise Erinnerungen versenden oder die Aufgabe automatisch neu zuweisen. Sie stellen dadurch sicher, dass keine Aufgabe unerledigt bleibt und zuständige Personen vor dem Ablauf von Fristen reagieren können. Dabei richten Sie Workflow Manager ganz auf die individuellen Arbeitszeiten Ihrer Organisation ein.

Leistungsfähiger Workflow Designer

Der Workflow Designer ist die grafische Benutzeroberfläche, in der Sie die Aufgaben in einem Workflow einrichten. Hier definieren Sie die Bedingungen für die Weitergabe eines Dokuments von einem Arbeitsschritt zum nächsten. Dank der klaren Gestaltung des Workflow Designers und seiner intuitiv bedienbaren Oberfläche können Sie zügig arbeiten: In der übersichtlichen Top-down-Struktur haben Sie die einzelnen Workflow-Schritte immer im Blick.

Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich, um den Workflow Designer zu verwenden. Sie müssen nur das Ziel eines Workflows kennen, um ihn sofort mit den praktischen Symbolen des Designers einrichten zu können. Dabei integrieren Sie einzelne Aufgaben und automatische Vorgänge per Drag & Drop in den Workflow und legen fest, wie die einzelnen Schritte ausgeführt werden sollen.

Selbst wenn für einen Geschäftsvorfall noch kein Dokument existiert, können Sie schon einen Workflow dafür einrichten: Erwartet Ihre Firma beispielweise eine Lieferung, legen Sie die Bestellung dafür als Datensatz in DocuWare an. Gleich beim Erzeugen des Datensatzes startet ein Workflow, der eine Aufgabe an den Wareneingang gibt, wo somit eine Übersicht der ankommenden Bestellungen verfügbar ist. Bei Lieferung wird sofort der Lieferschein an die Aufgabe angehängt und diese wandert dann an den Posteingang weiter, wo die Rechnung hinzugefügt wird.

Vorteile

  • Sie können alle Vorgänge im Workflow-Verlauf nachvollziehen.

  • Je nachdem, was für ein Dokument abgelegt wird, kann ein anderer Workflow ausgelöst werden, zum Beispiel bei einer Eingangsrechnung der „Rechnungen“-Workflow.

  • Eindeutige Vorgaben stellen klar, was der Mitarbeiter bei einer Aufgabe tun soll, zum Beispiel eine Rechnung freigeben.

  • Sie bestimmen die Bedingungen für die Weiterleitung von Dokumenten oder für Aktionen, die vor oder nach Ablauf einer Frist ausgeführt werden sollen.

Stand-Alone-Lösung für Ihre Archiv-Dokumente

DocuWare Request erstellt selbsttragende Archive mit Kopien von Dokumenten aus DocuWare. Ohne DocuWare oder eine andere Software installieren zu müssen können Sie diese Archive durchsuchen und sich Dokumente anzeigen und für die gemeinsame Nutzung freigeben. Das Modul ist eine eigenständige Lösung mit integriertem Browser, Anzeige- und Suchfunktion.

Die sogenannten Request-Archive können an Kunden übergeben, einem Steuerprüfer vorgelegt oder einfach als Backup verwendet werden. Exportierte Archive lassen sich ebenso bequem wieder importieren. DocuWare Request ist sowohl mit DocuWare als Inhouse- oder Cloud-Lösung einsetzbar.

Dokumente ganz einfach freigeben

Sie können mit DocuWare Request eine Kopie von Archiv-Dokumenten in ein unabhängiges Archiv exportieren und dieses einem Dritten übergeben. Dank integriertem Browser samt vollständiger Suchfunktion lassen sich Dokumente problemlos öffnen.

  • Geben Sie auf einer DVD oder einem USB-Stick gespeicherte Dokumente frei oder verschicken Sie einen Link per E-Mail.

  • Nehmen Sie ein Request-Archiv für unterwegs mit und geben Sie es Kunden, die keine DocuWare-Software besitzen.

  • Scandienstleister beispielsweise können die gescannten Dokumente in einem Request-Archiv sameln und stellen sie seinem Kunden zur Verfügung. Sofern dieser selber DocuWare einsetzt, kann er die Scans mit wenigen Mausklicks seinen Archiven hinzufügen.

  • Behalten Sie eine Kopie Ihrer aktuellen Verkaufszahlen, Akten oder Handbücher bei sich und greifen Sie überall darauf zu – selbst ohne Internetzugang.

Im Fall einer Finanzprüfung beispielsweise können Sie einfach alle relevanten Dokumente eines Geschäftsjahres zusammenstellen und Ihrem Prüfer in Form eines Request-Archivs vorlegen und mitgeben. Dank integrierter Volltextsuche lassen sich bestimmte Dokumente leicht finden und anzeigen.

Funktionen

  • Dokumente im Originalformat oder als PDF-Dateien exportieren

  • Dokumente aus einem Request-Archiv wieder importieren

  • Volltextsuche im Dokumenteninhalt und in den Indexfeldern

  • Workflow-Historie

  • Anmerkungen (Stempel, Kommentare)

Mit dem Backup auf Reisen

Request-Browser werden die Dokumente übersichtlich aufgelistet. Klicken Sie auf ein Dokument, um es zu öffnen.

Mitunter haben Sie aus technischen (keine Internetverbindung) oder rechtlichen (zum Beispiel bei einer Gerichtsverhandlung) Gründen keinen Zugriff auf Ihr DocuWare-System. Mit DocuWare Request können Sie einfach ein Archiv erstellen, das Sie unabhängig von sämtlichen äußeren Umständen macht.

Ein weiteres Beispiel: Statten Sie alle Mitarbeiter des Reparaturdienstes mit einem USB-Stick aus, auf dem alle Handbücher, Pläne und Ersatzteillisten der Geräte, an denen sie arbeiten, gespeichert sind. Die Mitarbeiter haben so direkten und komfortablen Zugriff auf die gesamte Dokumentation, die sie beim Kunden vor Ort benötigen – ohne dafür Informationen von der Zentrale anfordern oder große, schwere Handbücher mitführen zu müssen.

Archivierung und Desaster-Recovery

Mit DocuWare Request sichern Sie Ihre Daten automatisch in vorgegebenen Abständen. Die DocuWare-Archive können je nach Dokumentaufkommen jeden Abend, wöchentlich oder in einem anderen Zeitintervall in das Dateiverzeichnis exportiert und anschließend gebrannt oder auf einer externen Festplatte gesichert werden. Die Datensicherung über DocuWare Request hat den großen Vorteil, dass im Notfall die Informationen (mit Ausnahme der zuletzt gespeicherten) sofort von der Platte gelesen werden können – noch bevor das IT-System wiederhergestellt ist. Wichtige Informationen stehen damit im Zugriff, und die Business Continuity ist gewährleistet. Wenn das IT-System wieder hergestellt, ist lassen sich die Backup-Archive wieder importieren.

Einfachere, schnellere Einrichtung

Dank optimiertem Assistenten ist DocuWare Request jetzt schneller und einfacher in der Anwendung. Ganze Ergebnislisten aus Ihrem DocuWare-System können im Handumdrehen mit nur ein paar Klicks in ein Request-Archiv umgewandelt werden – die vollständige Indexierung wird dabei beibehalten.

Vorteile

  • Dokumente suchen, anzeigen, freigeben: Ohne Software-Installation sofort möglich.

  • Mobil und systemunabhängig: Überall auf Dokumente zugreifen, auch ohne DocuWare.

  • Praktisches Backup: Ein unabhängiges Archiv automatisch erstellen und bei Bedarf wiederimportieren.

  • Zeit sparen: Ein Archiv schnell exportieren.

Manuelles Archivieren von Dokumenten ist passé.

Der Intelligent Indexing Service macht das Indexieren zu einem effizienten, zeitsparenden Vorgang. Intelligent Indexing ist ein webbasierter Service, der die wichtigsten Metadaten Ihrer eingescannten Dokumente automatisch erfasst und als Indexbegriffe vorschlägt.

DocuWare revolutioniert die Papierablage. Mit Intelligent Indexing geht die Dokumentablage im Handumdrehen. Keine Aktenordner mehr, denn alles ist elektronisch. Und auch kein lästiges Abtippen von Dokumentinhalten für eine strukturierte Archivierung. Intelligent Indexing erkennt die relevanten Daten auf den Dokumenten von selbst, die Ablage erfolgt anhand dieser Begriffe. So finden Sie bei Bedarf auch alles schnell wieder. Der Intelligent Indexing Service wurde für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt, die monatlich Hunderte von Dokumenten verschiedener Art verarbeiten, die also nicht standardisierbar sind. Er erfasst Informationen gescannter Dokumente automatisch und gezielt; bisher unstrukturierte Inhalte werden so zu wertvollen Ressourcen.

  • Dokumente schnell abgelegt:
    Noch bevor Sie Dokumente ablegen, sucht Intelligent Indexing die passenden Begriffe zur Indexierung. Sie klicken nur noch auf den Ablegen-Button - fertig. Bei Bedarf können Sie die Indexierung vorher noch prüfen und ggf. ändern.

  • Automatisch geordnet:
    Die Indexbegriffe, die Intelligent Indexing vergibt, sind gleichzeitig Ordnungskriterien. Dokumente wiederzufinden ist also ein Kinderspiel, egal ob Sie nach Datum, Kunden, Rechnungsnummer oder ähnlichem suchen.

  • Ohne Tippfehler:
    Intelligent Indexing übernimmt Inhalte aus den Dokumenten automatisch. Tippfehler und Zahlendreher, die beim Abtippen leicht vorkommen und weitere Prozesse ins Stocken bringen, sind damit ausgeschlossen.

  • Lernt selbständig:
    Intelligent Indexing sucht automatisch die relevanten Indexbegriffe in den Dokumenten. Sie bestätigen nur noch die Vorschläge oder verbessern sie. Anhand dieses Feedbacks lernt das System ständig hinzu, sodass bekannte Dokumenttypen schon nach sehr kurzer Zeit sicher automatisch abgelegt werden können.