JobRouter Worflow Module

Das JobRouter-Modul JobStart

Automatisches Starten von Prozessen

Das Modul JobStart bietet verschiedene Möglichkeiten zum automatischen Starten von Prozessen durch Dateien und E-Mails oder über Zeitaufträge.

Dabei überwacht JobStart Verzeichnisse und E-Mailkonten und startet Prozesse sobald neue Dateien und E-Mails gefunden werden.Das Modul JobStart verfügt auch über eine Funktion zum Auslesen und Auswerten von Barcodes. Die ausgelesenen Werte können an den zu startenden Vorgang übergeben werden. Natürlich ist auch eine Trennung anhand der Barcodes möglich. Dabei entscheiden Sie, ob Sie für jedes Einzeldokument einen Vorgang starten oder alle in eine Untertabelle eines Vorgangs übergeben möchten. Die Barcodeerkennung und Barcodetrennung kann für Tiff- und PDF-Dateien verwendet werden. Somit stehen Ihnen eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten zur Verfügung.

Beispiel: Post- oder Rechnungseingang mit Multifunktionsscanner

Ein typisches Einsatzszenario für JobStart ist die Posteingangsbearbeitung. Dazu werden in JobStart Überwachungsaufträge für Verzeichnisse zur Anbindung von Multifunktionsscanner eingerichtet.

Ihren Posteingang können Sie dann bequem an einem Multifunktionsscanner als Stapel einscannen und die einzelnen Dokumente entweder per Barcodeaufkleber oder per Trennseite voneinander separieren. JobStart erkennt diese Trennung automatisch und startet für jedes einzelne Dokument einen Vorgang in JobRouter®, dem auch gleich der Barcode sowie Informationen über das Dokument (z. B. Anzahl Seiten) übergeben werden.

JobStart verfügt über folgende Features

  • Überwachen von beliebig vielen Verzeichnissen und E-Mails

  • Automatischer Start von Prozessen durch Dateien und E-Mails

  • Automatisches Starten von Prozessen durch Zeitaufträge

  • Zerlegen des Dateinamens zur Ermittlung von Daten

  • Barcodeerkennung und Trennung der Dokumente

  • Überwachung von E-Mail-Postfächern (POP 3 und IMAP)

  • Extrahieren von E-Mail-Anhängen

Das JobRouter-Modul JobTimer

Fristen im Auge behalten

Mit dem Eskalationsmodul JobTimer wird die Möglichkeit gegeben, Bearbeitungsfristen in JobRouter® zu definieren und verschiedene Aktionen abhängig von diesen Fristen auszuführen. Die Definition dieser Fristen kann auf Prozess- als auch auf Schrittebene in Minuten, Stunden oder Tagen erfolgen.

Jeder Anwender sieht in seinen Eingangsboxen das Datum, bis zu welchem ein Schritt bearbeitet werden soll. Bei Überschreitung dieser Zeit wird der Schritt farblich markiert angezeigt. Auch in den Übersichten für Prozessverantwortliche sind die Zeitüberschreitungen gekennzeichnet.

Zusätzlich zur grafischen Darstellung von Zeitüberschreitungen können zusätzlich Eskalationsaktionen eingerichtet werden. Diese Aktionen können eMail-Nachrichten versenden oder den Schritt direkt anderen Benutzern oder Rollen zustellen. Dabei können die eMail-Texte individuell gestaltet werden. In der JobRouter-Enterprise-Version können die Texte auch übersetzt werden.
Vorgänge, die bereits überfällig in der Bearbeitung sind, werden hier farblich hervorgehoben.

JobTimer verfügt über folgende Features

  • Definition von Fristen auf Prozess- als auch auf Schrittebene

  • Zeitüberschreitungen sind farblich markiert

  • Zeitüberschreitungen können Aktionen anstoßen, wie z. B. eMail-Nachrichten versenden

  • Individuelle Benachrichtigungen möglich

  • In der JobRouter-Enterprise-Edition können die Benachrichtigungstexte in andere Sprachen übersetzt werden.

Das JobRouter-Modul JobTable

Flexible Datenerfassung

In JobRouter-Prozessen können optional Untertabellen integriert werden. Diese Untertabellen dienen dazu, Positionsdaten eines Vorgangs zu speichern, bzw. einen Dialog um eine Tabelle zu erweitern. Der Inhalt dieser Untertabelle kann beim automatischen Starten eines Prozesses mithilfe des JobServer gefüllt werden.

Zur Anzeige von Daten in den Formularen bietet das Modul JobTable Untertabellenansichten. In diesen Ansichten kann definiert werden, welche Spalten der Untertabelle angezeigt werden sollen und wie deren Formatierung und Bezeichnung sein soll. Dabei können alle JobRouter-Dialogelemente verwendet werden.

Zusätzlich ist es möglich in einer Untertabellenansicht die Anzeige zu filtern. D.h. es werden nur Zeilen angezeigt, die einem bestimmten Filterkriterium entsprechen (z.B. einer Kostenstelle). In Verbindung mit der Parallelisierung in JobRouter® können Vorgänge anhand der Daten einer Untertabelle parallelisiert werden. Dabei wird pro Zeile ein neuer Schritt initiiert. Die Zuweisung zu einem Benutzer oder einer Rolle kann dabei aus den Untertabellendaten erfolgen.

Für den Einsatz in der Praxis ist es hierbei von besonderer Bedeutung, dass die Daten anhand der Zuweisung (Rolle oder Benutzer) zusammengefasst werden können. D.h. jeder Benutzer erhält nur einen Workflow-Schritt, in dem alle Zeilen zusammengefasst werden, anstelle von mehreren Workflow-Schritten.

Beispiel: Reisekostenabrechnung

Über die Eingabemaske im Prozess „Reisekostenabrechnung“ können beliebig viele Positionen erfasst werden. Das Hinzufügen von Tabellenzeilen ermöglich das Anlegen neuer Positionsdaten in der Datenbank zu diesem Prozes.

JobTable verfügt über folgende Features

  • Über eine Eingabemaske können beliebige Tabellenpositionen eingefügt werden.

  • Verwendung alle JobRouter-Dialogelemente bei der Bestimmung der Spalten, der Formatierung und Bezeichnung einer Untertabelle.

  • Vorgänge können anhand der Daten einer Untertabelle parallelisiert werden.

  • Die Untertabellen-Anzeige kann gefiltert werden.

Das JobRouter-Modul JobSelect

Behalten Sie den Überblick

Mit JobSelect können beliebige Übersichtslisten generiert und den JobRouter-Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Eine solche Übersicht kann z. B. als Rechnungseingangsbuch oder zur Erstellung von Prozessauswertungen verwendet werden.

Übersichten generieren

Der Anwender kann die JobSelect-Übersicht aus einer Liste der ihm zugewiesenen Abfragen wählen und erhält anschließend die Übersichtsseite. Diese besteht aus verschiedenen Filtermöglichkeiten und einer Ergebnisliste, die sowohl gedruckt als auch nach Excel exportiert werden kann.

Ergebnislisten

Die Ergebnisliste kann mit Funktionen zum Aufruf von Dateien, DocuWare-Dokumenten oder zum Ausführen von beliebigen Skripten ergänzt werden. Zusätzlich ist es möglich Statusbilder zu verwenden, um z.B. den Freigabestatus einer Rechnung anzuzeigen.

Die Konfiguration erfolgt in einer übersichtlichen XML-Datei. Hier kann der Administrator eine SQL Abfrage auf eine Datenbank definieren sowie die Filter und die Formatierung der Ergebnisliste bestimmen.

Typische Einsatzszenarien von JobSelect sind:

  • Auswertung von Prozesszeiten

  • Rechnungseingangsbuch

  • Abteilungsübersichten

  • Übersicht über Prozessmeilensteine

JobSelect verfügt über folgende Features

  • Verschiedene Auswahlfilter (Text, Datum und Auswahllisten)

  • Individuelle Formatierung der Ergebnisspalten

  • Anzeige von Statusbildern in Ergebnisspalten

  • Druckausgabe

  • Verwendung von eigenen Java- oder VB-Skripten

  • Export der Ergebnisliste nach Excel

  • Verwendung unterschiedlicher Sprachdateien

  • Verwendung von SQL-Abfragen oder Prozeduren zur Generierung von Filterlisten

  • Integrierte DocuWare-Schnittstelle zur Anzeige von DocuWare-Dokumenten

  • SQL-Abfragen mit Bezug auf den aktuellen Benutzer

Das JobRouter-Modul JobSub

Abwesenheitsvertretung per Knopfdruck

Mit JobSub können JobRouter-Benutzer Vertreter für ihre Abwesenheitszeiten wählen. Diese Vertreter erhalten in der Zeit, in der die Vertretung aktiv ist, eine zusätzliche Eingangsbox, über welche sie auf die nun zugeteilten Schritte zugreifen und bearbeiten können.

Bei der Definition der Vertreter kann zwischen persönlichen Vertretern und Rollenvertretern unterschieden werden. Dadurch ist gewährleistest, dass Aufgaben während der Abwesenheit immer genau den richtigen Vertretern für die jeweilige Rolle zugestellt werden.

Jeder Benutzer kann seine Vertreter selbst bestimmen. Administratoren mit entsprechenden Rechten dürfen ebenso Vertreter definieren. Zusätzlich können bestimmte Benutzer in der Organisation das Recht zum Aktivieren der Vertretung erhalten. Damit können sie im Falle einer ungeplanten Abwesenheit eines Mitarbeiters die Vertretung aktivieren. Die Kontrolle darüber, wer als Vertreter definiert ist, behält aber der Mitarbeiter selbst, indem er seine Vertretungsregeln pflegt. Über eine einfache JobRouter-Konfiguration kann der Benutzer bei jedem Login daran erinnert werden, seine Vertreter zu pflegen, so dass im Falle einer ungeplanten Abwesenheit die Vertretung nur noch aktiviert werden muss.

Natürlich protokolliert JobRouter® auch, ob ein Schritt in Vertretung durch eine andere Person durchgeführt wurde. So lässt sich in der Vorgangshistorie immer nachvollziehen, wem der Schritt original zugewiesen gewesen ist und wer ihn tatsächlich als Vertreter bearbeitet hat. Sowohl Vertreter als auch der vertretene Benutzer finden den bearbeiteten Schritt in Ihrer Bearbeitet-Box.
Über dieses Menü kann der Benutzer seine Vertreter definieren und die Vertretung aktivieren bzw. deaktivieren.

JobSub verfügt über folgende Features

  • Unterscheidung zwischen persönlichen Vertretern und Rollenvertretern

  • Benutzer definieren Ihre Vertreter und pflegen ihre Vertreterregeln selbst

  • Rechte können auch auf andere Benutzer übertragen werden

  • Erinnerungsfunktion für die Pflege seiner Vertreter

  • Benutzer und Vertreter erhalten gleichsam die zu bearbeitenden Schritte

  • Protokollierung der Vorgangshistorie

Das JobRouter-Modul JobSync

Testen nach Lust und Laune

Mit dem Modul JobSync erhalten Sie eine komplette JobRouter-Testumgebung zur Verfügung. Diese Testumgebung kann entweder auf dem gleichen oder auf einem anderen Server installiert und betrieben werden. Innerhalb des Testsystems können Sie unabhängig von der Produktivumgebung Prozesse entwickeln, ändern und testen.

JobSync bietet Ihnen eine Transferschnittstelle, mit der Sie die Prozesse schnell und einfach zwischen der Test- und der Produktivumgebung übertagen können. Zusätzlich zu den Prozessen können auch einzelne Vorgänge sowie zahlreiche Systemeinstellungen übertragen werden.

Erstellen und Ändern Sie Prozesse in der Testumgebung
In Ihrem JobRouter-Testsystem können Sie jederzeit bestehende Prozesse ändern und erweitern, ohne Auswirkungen auf das Produktivsystem zu haben. So können Sie z.B. eine neue Version eines bestehenden Prozesses erzeugen, diese Version anpassen, testen und u.U. auch anderen Mitarbeitern für einen Testbetrieb zur Verfügung stellen.
Bis zur fachlichen Abnahme kann der Prozess in der Testumgebung bleiben und ggf. angepasst werden. Das Übernehmen der Änderungen in das Produktivsystem erfolgt dann denkbar einfach über die Prozessverwaltung, in der auch mehrere Prozesse gleichzeitig übertragen werden können.

Vorgänge synchronisieren
JobSync bietet Ihnen die Möglichkeit, Vorgänge zwischen Produktiv- und Testsystem auszutauschen. Dadurch haben Sie zum einen die Möglichkeit, Testdaten in die Testumgebung zu transferieren, zum anderen können Sie auch gezielt einen bereits bearbeiteten Vorgang in der Testumgebung replizieren und analysieren.

Einfache Synchronisation vieler Elemente
Neben den Prozessen und den Vorgängen können auch viele weitere Elemente und Einstellungen zwischen Test- und Produktivsystem ausgetauscht werden. So können Sie z.B. sehr einfach die JobRouter-Benutzer und -Rollen oder zahlreiche Konfigurationseinstellungen für JobRouter® bzw. für die JobRouter-Module übertragen.

Verfügbarkeit
Das Modul JobSync ist für JobRouter® Standard, JobRouter® Professional und JobRouter® Enterprise verfügbar. Neben den Prozessen und den Vorgängen können auch viele weitere Elemente und Einstellungen zwischen Test- und Produktivsystem ausgetauscht werden.

Folgende Elemente können mit JobSync synchronisiert werden:

  • Prozesse

  • Vorgänge

  • Benutzer

  • Rollen

  • Benutzer-Rollen Zuordnung

  • Benutzerprofile

  • Eskalationskalender

  • Import Aufträge

  • JobStart Aufträge

  • JobSelect Reports

  • JobRouter Styles

  • JobRouter-Einstellungen

Das JobRouter-Modul JobArchive

Dokumentenmanagement leicht gemacht

Nahtlose Integration in JobRouter®

Das Modul JobArchive erlaubt eine revisionssichere Archivierung von beliebigen Dokumenten aus mehrsprachigen Archiven und JobRouter-Prozessen heraus.
Die Integration des Archives in die JobRouter-Geschäftsprozesse erfolgt sowohl über eine Systemaktivität als auch über Dialogelemente und einer Dialogintegration zur Anzeige von Dokumenten im Viewer. Somit verschmelzen Prozessmanagement und Dokumentenmanagement zu einer einzigen integrierten Lösung.

Vor allem beim Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Prozesses profitiert der JobRouter-Anwender davon, dass der Prozess die Rechte zur Anzeige der Dokumente steuert. Das bedeutet, wer in JobRouter® an einem Vorgang arbeitet, für den bestimmte Dokumente relevant sind, der kann auch diese Dokumente einsehen.

Wenn in JobRouter® Vertreter definiert oder Schritte anderen Anwendern zugewiesen werden, so verfügen diese für den jeweiligen Vorgang auch über die entsprechenden Rechte, um die Dokumente anzusehen oder ggf. bearbeiten zu können. Der Aufbau einer zweiten, von JobRouter® unabhängigen Rechtestruktur, die dann kompliziert gepflegt und aktualisiert werden muss, entfällt komplett.

JobArchive-Systemaktivität
Mit der JobArchive-Systemaktivität können Sie zentrale Funktionen des Archivs aus einem Prozess heraus steuern. Die Systemaktivität kann in jedem Prozess an beliebiger Stelle integriert werden.

Sie stellt die folgenden Funktionen zur Verfügung

  • Archivierung von Dokumenten

  • Archivierung von PDF-Protokollen

  • Ändern von Indexdaten

  • Löschen von Dokumenten

  • Lesen von Indexdaten

JobArchive verfügt über folgende Features

  • Archivieren von beliebigen Dateien

  • Beinhaltet die JobViewer Komponente zur Anzeige von über 300 verschiedenen Dateitypen im Browser (s. Modulbeschreibung JobViewer)

  • Verwendung verschiedener Speicheradapter

  • Einfache Administration der Archive

  • Dialogintegration

  • Revisionssichere Archivierung

  • Versionskontrolle von Dateien

  • De-Duplizierung von Dateien

  • Nahtlose Integration in JobRouter

  • Integrierte Rechtesteuerung zur Anzeige von Dokumenten aus dem Workflow

  • Direkter Aufruf von Dokumenten aus der Eingangsbox

  • JobArchive-Systemaktivität zum Ausführen von Aktionen in JobArchive (Archivieren, Indexdaten ändern, etc.)

  • Mehrsprachige Archive (nur in der JobRouter Enterprise)

  • Dokumentation sämtlicher Ereignisse des Dokumentes

  • Dokumente oder Trefferliste aus externen Programmen aufrufen

In dem Workflow-Management-System JobRouter werden die einzelnen Prozessschritte durch Personen, mit Hilfe von Bildschirmdialogen, abgearbeitet. Durch Senden beendet der Benutzer seine Eingaben und JobRouter arbeitet die am Schritt hinterlegten Regeln ab. Das Modul JobRobot bietet nun die Möglichkeit, Schritte am Server ohne Bediener ausführen zu lassen.
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Mithilfe des Moduls Job-Share lässt sich der JobRouter-Workflow leicht in das Sharepoint Portal einbinden. Somit können JobRouter-Eingangsboxen in Sharepoint angezeigt werden und im JobRouter die Sharepoint-Listen angezeigt und verwaltet werden.
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Elektronische PDF-Rechnung mit ZUGFeRDSie schätzen jede eingehende ZUGFeRD-Rechnungen in Ihrem Betrieb, scheuen jedoch den Aufwand, elektronische PDF-Rechnungen mit ZUGFeRD zu erzeugen? Das ist schadeDenn, je mehr Betriebe auf ZUGFeRD umstellen, umso geringer ist die Anzahl der Belege, die Sie einscannen und manuell verschlagworten müssen.Mit JobRouter® erkennen und erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen. Damit vermeiden Sie Erfassungsfehler, sparen Papier sowie Porto und haben Ihre Forderungen schneller auf dem Konto.