pmi DMS Zusatzmodule zu DocuWare

Mit Hilfe von pmi Stamp Robot Services können externe Workflow-Schritte am Dokument in DocuWare sichtbar gemacht werden. Mittels Änderung der DocuWare-Verschlagwortung oder einem Eintrag in einer Übergabe-Tabelle lassen sich Schritte in einem externen Workflow-System (z.b. JobRouter) als DocuWare-Stempel am Dokument sichtbar machen - und das leicht verständlich und grafisch aufbereitet. So behalten Benutzer schnell und einfach die Übersicht über den jeweiligen Status und Bearbeitungsgrad ihrer Dokumente. Ein Zugriff auf das Workflow-System ist somit nicht notwendig. Dies ermöglicht auch mobilen Benutzern sofort Entscheidungen für die weitere Verarbeitung zu treffen.

Einsatzbereiche

  • Grafische Übersicht überaktuellen Dokumentstatus

  • Optionales Verschmelzen der Informationen des Workflow-Systems mit dem Dokument

Vorteile und Nutzen

  • Mobile Benutzer erhalten einfachen Zugriff auf wichtige Informationen

  • Kein Zugriff auf Workflow-System notwendig, um Status des Dokuments zu ermitteln

Mehr Sicherheit durch Wasserzeichen

Ob zur Kennzeichnung von Duplikaten von Ausgangsrechnungen oder Entwürfen von Dokumenten, Plänen etc. – Wasserzeichen helfen Ihnen Ihre Dokumente für Externe sichtbar als Duplikat oder Kopie zur weiteren Verwendung zu kennzeichnen.

Mittels pmi Stamp Robot Services können Wasserzeichen auf Dokumenten sichtbar angebracht werden. Sie entscheiden ob diese mit dem Dokument verschmolzen und somit unwiderruflich angebracht werden oder ob diese mit Hilfe der DocuWare WebClient-Funktion „Anmerkungsebene x ein-/ausblenden“, je nach Benutzerberechtigung, wieder ausgeblendet werden können.

Mit pmi Stamp Robot Services ist es somit möglich, einfach und unkompliziert Rechnungsduplikate mit dem entsprechenden Wasserzeichen als Duplikat zu kennzeichnen und dem Rechnungsempfänger zu Informationszwecken nochmals zukommen zu lassen.

Bequem aus Microsoft Office Anwendungen archivieren

pmi Connect to Microsoft Office Add-In fügt sich mit einem eigenen DocuWare-Menüband und -Kontextmenü nahtlos in Ihre gewohnte Office-Arbeitsumgebung ein. Um Dokumente und E-Mail zu archivieren, klicken im Menüband oder Kontextmenü auf einen gewünschten Button der Ihre Funktionen ausführt. Dokumente werden im Originalformat in DocuWare archiviert. Für die Beschlagwortung in DocuWare werden die Indexinformationen (Eigenschaften der Datei) und aus den Textvariablen vom Dokumenteninhalt ausgelesen und automatisch in der Ablagemaske vorgeschlagen.

Bei den E-Mail haben Sie die Wahl, ob bei einer E-Mail mit Anhang nur der Anhang archiviert wird oder ob Anhang und E-Mail abgelegt werden. Wenn Sie beides speichern, können Sie zudem festlegen, ob sich zuerst der Anhang oder die E-Mail in DocuWare öffnet. Sie können E-Mails in allen gängigen Formaten ablegen: MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF und PDF/A (Langzeit-Archivierungsformat gemäß ISO-Norm). Anhänge werden in ihrem jeweiligen Originalformat archiviert.

Mit dem Button Senden und ablegen können Sie Ihre E-Mails gleichzeitig verschicken und archivieren. Das gilt für neue E-Mails genauso wie für das Beantworten und Weiterleiten von empfangenen E-Mails. Besonders praktisch: Die Schaltfläche lässt sich in die Schnellzugriffsleiste von MS Outlook integrieren.

Nutzen und Vorteile

  • Add-In für Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Outlook

  • Archiviert als Word- Excel- PowerPoint und Outlook Datei oder als PDF-Datei

  • Archivierung in den Standard-Web-Briefkorb oder direkt ins Archiv

  • Extraktion der Dokumentinformationen

  • Einfache Indexvergabe mittels Point'n'Shoot

  • Einfaches Update durch zentrale Aktualisierungsmethode

  • Einfache Installation und Konfiguration

Analysieren Sie Ihr Dokumentenarchiv

Durch die Definition von Archivregeln und Statistiken zu Indexfeldern ist es Ihnen möglich schnell entsprechend Ihrer Unternehmensrolle eine grafische und übersichtliche Auswertung der Archivdokumente zu erhalten. Wichtige Statistiken können in die Dashboard Favoriten übernommen werden und sind dann sofort nach Programmaufruf verfügbar. Diese Funktion eignet sich hervorragend um auch von mobilen Endgeräten schnell auf Statistiken zuzugreifen.

Erfahren Sie durch Periodenstatistiken wie viele Dokumente im aktuellen Jahr / Monat abgelegt wurden und nutzen Sie den Vergleich mit Vorperioden um herauszufinden ob es grobe Abweichungen durch zB. einen nicht funktionierenden Importdienst gibt.

Diese Periodenstatistiken können wieder mit Regeln eingeschränkt werden um die Entwicklung der der Dokumentablage auf Dokumenttypen, Status, Beträge, Abteilungen, etc. beschränkt dargestellt zu bekommen.

Überprüfung auf Vollständigkeit der Dokumentsammlung

Für Indexfelder die unter gewissen Randbedingungen eine durchgängige Nummerierung haben sollten werden Statistiken für die Untersuchung auf Wertvollständigkeit angeboten. Diese Funktion gibt Informationen darüber welche Nummern bzw. Nummernbereiche fehlen, welche Nummern doppelt oder mehrfach auftreten und welche fehlerhafte (nicht numerische) Werte enthalten.

Ein Feature zur Qualitätssicherung der Dokumentenablage vor allem im Bereich von Finanzbuchhaltungsarchiven.

Schnelle und effiziente Indexdatenpflege

Anhand des Regelwerks können schnell und unkompliziert Fehler bei der Dokumentbeschlagwortung erkannt und ausgebessert werden. Erkennt man in Auswertungen, dass sich nicht gültige Werte in Indexdaten befinden, wählt man einfach den Entsprechenden Balken im Diagramm und kommt sofort in den DocuWare Web Client der genau die entsprechenden Dokumente in einer Ergebnisliste präsentiert. Hier kann nun unkompliziert über zB. Mehrfachänderung der Indexbegriff richtiggestellt werden und das Archiv ist wieder sauber.

Alle DocuWare Briefkörbe der Mitarbeiter im Griff

Die Briefkorbübersicht bietet einen Einblick in das Dokumentenalter aller sich in berechtigten Briefkörben befindlichen Dokumente. Somit kann erkannt werden welche Dokumente sich schon seit geraumer Zeit in den Briefkörben befinden und eigentlich abgelegt werden sollten. Somit kann gesichert werden, dass die Dokumente die in das Archiv gehören auch tatsächlich ihren Weg dorthin finden.

Perfekte DocuWare Integration

Das DWDashboard Statistikmodul greift bei jedem Aufruf einer Statistik „Live“ auf Ihre DocuWare Archive zu und liefert somit immer aktuelle Auswertungen. Es besteht an verschiedensten Punkten wie Diagrammen, Listen, Regeln, die Möglichkeit direkt auf Ihre DocuWare Dokumente zuzugreifen, dort Änderungen zu machen, Stempel anzubringen, etc.

Die komplette Berechtigung und Dokumentenaufruf wird über DocuWare gesteuert.

pmi Importer

  • Archiviert Dokumente und Dateien mittels GAPI direkt in ein DocuWare Archiv über WEB mit Indexdaten aus XML, TXT, XLS, etc. Datei

  • Automatische Anmeldung an DocuWare über Benutzername und Passwort bzw. mit Windows Authentifizierung

  • Protokollierung aller Ereignisse und Arbeitsschritte in einer Datei oder SQL Tabelle

  • Wahl des zu überwachenden Ordners (ein Verzeichnis auf dem lokalen PC oder Server)

  • Löschen bzw. Verschieben des Originals in ein Backupverzeichnis

  • Überprüft auf neue Dateien nach konfigurierbaren Zeitenintervall

  • Konfigurierbare fixe Indexvergabe, zb. Status=NEU, Dateiart=PDF, Herkunft=SCAN

  • Konvertieren von schwarz/weiß TIFF in DocuWare Tiff

  • Datenbankeinträge in Docuware erzeugen

  • Systemvoraussetzung: Microsoft .NET Framework 2.0 oder höher

Unterschiedliche Module für den Importieren aus Fremdsystemen:

  • Cantor Produktionssoftware

  • Data Systems Jet DMS

  • IMTF Archivsystem

  • Dinas Speditionssoftware

  • XML Datensatz mit pdf Belegen

  • Belege in *.pdf Form aus AS400

  • Navision ERP

  • bmd Fibusystem

  • Semiramis ERP System

  • weitere Import Dienste und Einbindungen auf Anfrage

  • Automatische Barcode Erkennung zum Auslesen von Indexbegriffen

  • Dokumenten-Trennung bei stapelweisem Scannen mit automatischer Erkennung der jeweils ersten oder letzten Dokumentseite oder mit Hilfe von Trennseiten im Stapel

  • Die Indexinformationen aus dem Barcode werden ausgelesen und in zugeordnete Datenbankfelder geschrieben

  • Art des Barcode: Image oder GraphicsPath

  • Supports ISO/IEC 15415 barcode printing quality test

  • Supported 1D barcode types: Code 11, Code 39, Code 93, Code 128, Codabar, EAN-8,

  • EAN-13, GS1-128, Industrial standard 2 of 5, I nterleaved 2 of 5, Laetus Pharmacode,

  • Patch code, Plus 2, Plus 5, RSS / GS1 DataBar, Telepen, UPC-A, UPC-E

  • Supported postal barcode types: Australian Post, Intelligent Mail, Planet, Postnet, Royal Mail

  • Supported 2D barcode types: Aztec, Data Matrix, GS1 Data Matrix, PDF417, QR Code

Lassen Sie 1D und 2D Barcodes automatischaus Ihren Dokumenten auslesen:
Damit können Ihre Unterlagen optimal vorsortiert, indexiert und archiviert werden – natürlich auch alles automatisch. Mit Barcode & Forms sparen Sie Zeit und somit Kosten, denn es beschleunigt und erleichtert das Erfassen und Ablegen von Dokumenten, zum Beispiel von Rechnungen.

  • DocuWare Connect to SC-Line Fibu / Softcard

  • DocuWare Connect to Jet Fibu / Data Systems

  • DocuWare Connect to AutoCAD Vollversion

  • DocuWare Connect to Sanocon ERP System

  • DocuWare Aktenplan Verwaltung

  • DocuWare Connect to RZL Fibu / RZL Software GmbH

  • DocuWare Connect to RZL KIS - Klientenverwaltung / RZL Software GmbH

  • DocuWare Connect to "Bee In Time" Zeiterfassung

  • pmi Recognition Manager

  • DWOutlook E-Mailarchivierung für DocuWare

  • pmi DWOutlook - E-Mailversand - S

  • Connect to KIM / Gemeindesoftware / Kufgem

  • Connect to SEMIRAMIS / ERP System

  • Connect to PORTOLAN

  • DWScan Basislizenz

  • DocuWare Connect to Vendoc / ERP System

  • pmi DocRouter Professional

  • DocuWare SAP Indexer

  • DocuWare SAP Webservices Anbindung

  • Connect to Ramsauer & Stürmer Fibu

  • DocuWare WebSearch Power Manager

  • DocuWare Basket Stamp

  • Microsoft Dynamics NAV® Integration zu DocuWare

  • Exchange MAPI Connector

  • DocuWare PST Connector für E-Mailarchivierung

  • Hypersoft Datensynchronisation für Workflow

  • pmi Report Generator

  • SAP Web Viewer für Belegansicht

  • SAP Indexierungsmodul auf Basis RFC

  • pmi Store 2 to DocuWare

  • DocuWare Connect to dpw sage HR Personalmanagement

  • DocuWare Connect to Significant Xyzmo

  • pmi Importer Services Enterprise Basissystem

  • DocuWare Connect to Lexor

  • pmi FastLink View and Store

  • pmi DesktopScan Basislizenz inkl. einer Benutzerlizenz

  • pmi E-Mail Robot Zeitgesteuertes dokumentbasiertes Versenden von E-Mails pro Organisation

  • Automatischer Jobrouter Login über Token

  • pmi Connect to engage! Digitale Personalakte

  • pmi Document Kopierer

  • pmi Document Stapler

  • pmi Connect to BMD NTCS mittels SOAP Service Fibu

  • JobRouter Export Services

  • pmi URL Translator für DocuWare WebClient

  • pmi CheckDocuWare