DocuWare Module

E-Mails, Dateien und Scanbelege ablegen: automatisch - einfach - ordentlich
Kämpfen auch Sie täglich mit zahllos eingehenden E-Mails? Früher war es die Papierflut, die durch Geschäftsbriefe, Lieferscheine, Rechnungen usw. entstanden ist. Heute geschieht ein Großteil des geschäftlichen Schriftverkehrs per E-Mail. ACTIVE IMPORT legt Ihre elektronische Post automatisch in DocuWare ab, wo sie zusammen mit Dokumenten jeder Art - unter anderem Dateien aus Office-Anwendungen und gescannte Belege - den gemeinsamen Dokumenten-Pool bildet. Schnell und einfach lassen sich diese Dokumente dann wieder per Mausklick finden und anzeigen. Zusätzlich bindet ACTIVE IMPORT digitale Kopiergeräte, Netzwerk-Scanner und fremde Scanprogramme ein, um Papierdokumente und Dateien aller Art schnell und einfach in DocuWare ablegen zu können. DocuWare schafft Ordnung an jedem Arbeitsplatz, in jedem Unternehmen - und Ablage macht eben doch Spaß!

 

Aufgabenbereiche
DocuWare ACTIVE IMPORT ist ein Zusatzmodul zur Basis-Software DocuWare und führt seine Arbeit im Hintergrund durch. Aufgabe von ACTIVE IMPORT ist es, bestimmte Ordner bzw. Verzeichnisse auf Ihrem PC oder in Ihrem E-Mail-Programm zu überwachen und eintreffende Dateien und E-Mails nach DocuWare zu importieren und automatisch abzulegen. Dokumente, die zum Beispiel beim Scannen an Digitalkopierern entstehen, werden in einen überwachten (Netzwerk-) Ordner gelegt, dort von ACTIVE IMPORT übernommen und an DocuWare weitergegeben.

 

Automatische Indexierung anhand externer Daten
Für viele zu archivierende Dokumente liegen Ordnungskriterien und Suchbegriffe bereits in der EDV vor. DocuWare AUTOINDEX übernimmt die Daten und fügt sie dem Archiv als Indexbegriffe selbständig hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.

 

Anwendungsbeispiel
Die Finanzbuchhaltung erfasst zu jeder Rechnung beim Buchen Absendername, Belegnummer, Datum und Summe. Anhand dieser Informationen sollen Mitarbeiter später den Beleg im Archiv wiederfinden.

Zunächst wird die Rechnung mit der Belegnummer als Indexbegriff im Archiv abgelegt. Dann wird als Matchcode eine Zeichenfolge definiert, die identisch im Datenbestand der Finanzbuchhaltung sowie im DocuWare-Archiv vorkommt. Mit dem Matchcode - in diesem Fall die Belegnummer - lassen sich die Datensätze einander zuordnen. AUTOINDEX ergänzt die Inhalte des externen Datensatzes automatisch als Indexinformationen in DocuWare.

 

Automatische Indexvergabe über Barcode und OCR

Mit DocuWare RECOGNITION legen Sie Ihre Dokumente in DocuWare noch schneller ab, da die Indexbegriffe automatisch aus gescannten Dokumenten übernommen werden. Dazu können Texte per OCR (Optical Character Recognition) oder Barcodes aus vordefinierten Zonen ausgelesen werden. Durch dieses Zusatzmodul wird Ihre DocuWare-Anwendung noch effizienter, da Sie für die Indexierung der Dokumente kaum noch Zeit benötigen. Durch die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten wird RECOGNITION zu einem vielseitigen Werkzeug, das Ihre Dokumente klassifiziert und mit Indexbegriffen versieht.

 

Einsatzgebiete
Zur Archivierung von Eingangsrechnungen kleben Sie zunächst je ein Barcode-Etikett auf die Rechnungen und scannen sie ein. Die Dokumente befinden sich dann in Ihrem DocuWare-Briefkorb, wo die Barcode-Nummern durch RECOGNITION ausgelesen und als Indexbegriffe für die nachfolgende Archivierung verwendet werden. Nun buchen Sie die Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem, wo Sie Firma, Rechnungs-Nummer, -Betrag etc. eingeben. Diese Daten können automatisch für die Vervollständigung der Indexbegriffe der bereits in DocuWare archivierten Rechnungen verwendet werden, und zwar über das Zusatzmodul DocuWare Autoindex.

 

Für einen besseren Workflow im Unternehmen
Mit dem DocuWare Task Manager beseitigen Sie die kleinen Hemmnisse im Büro-Alltag. Keine Rechnungen bleiben mehr liegen, Projekte werden zügig bearbeitet. Überzeugen Sie sich selbst, wie Aufgabenliste und E-Mail-Benachrichtigung Ihren Workflow vereinfachen können.

 

Kleinere Aufgaben bleiben bei der täglichen Büroarbeit gerne mal liegen. Über dem Großauftrag vergisst man die Rechnungsfreigabe, der Urlaub kann nach Arbeitsschluss noch beantragt werden, und wie soll man die Konstruktionszeichnung für die Fertigung aufbereiten, wenn der Projektleiter ständig auf Dienstreise ist?
Wenn sich die kleinen Probleme jedoch häufen, gerät der Workflow ins Stocken. Sich hinziehende Projekte können für schlechte Stimmung bei den Mitarbeitern sorgen und verfallene Skonto-Erlöse wirken sich unmittelbar auf den Gewinn aus. Damit dies in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Abteilung nicht passiert, sollten Sie sich einmal den Task Manager genauer ansehen, der ab DocuWare 5.1c zur Verfügung steht.

 

DocuWare für das iPhone und iPad
Mit DocuWare Mobile greifen Sie direkt vom iPhone oder iPad auf Ihr DocuWare-Archiv zu. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im Workflow weiterreichen. Dazu ist die Stempelfunktion integriert. Mit DocuWare Mobile eignen sich die Geräte noch besser für den Business-Einsatz.

 

Dank der neuen Business-App von DocuWare tragen Sie Ihr Archiv immer bei sich und können sich von überall mit den benötigten Dokumenten versorgen. Wer beispielsweise vor dem Meeting beim Kunden ein Update des Finanzplans
benötigt, holt sich dieses per DocuWare Mobile auf das iPhone oder das iPad. Sie zeichnen auf der Dienstreise das Budget für das neue Projekt ab oder geben von der Strandbar noch eine Rechnung frei, damit der Workflow nicht stoppt. Und dies alles, ohne ein Notebook mit sich herum zu tragen.

 

Mehr Tempo für Ihren Workflow
Mit CONTENT-FOLDER ist ein schneller und direkter Zugriff auf im Tagesgeschäft benötigte Informationen garantiert. Sie stellen beliebige Ihrer in DocuWare archivierten Dokumente in virtuellen Mappen zusammen. Anstelle von Dokument-Kopien enthalten die Mappen Verknüpfungen zu den Originalen im Archiv. Ob Korrespondenz, kaufmännische Unterlagen oder Dokumentationen - die Kombination der Dokumente bestimmen Sie nach Ihren Erfordernissen. Die Mappen legen Sie auf Ihrem Desktop ab, setzen Sie auf Wiedervorlage in Outlook, versenden sie per Mail oder speichern sie an einem beliebigen Ort. CONTENT-FOLDER beschleunigt den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen. Sie signalisieren Ihren Kollegen den Status eines Vorgangs und verkürzen die Liege- und Bearbeitungszeiten. Neue Dokumente ziehen Sie mit der Maus in die Mappe und legen Sie automatisch im Archiv ab.

 

Mit CONTENT-FOLDER arbeiten Sie schneller und effizienter. Lassen Sie sich von den folgenden Beispielen aus der Praxis überzeugen:

Aktuelle Informationen im Griff
Der Vertriebsleiter möchte täglich die neuen Angebote an die Kunden seiner Region sehen. Er recherchiert dazu im DocuWare-Angebots-Archiv einmal nach Region und Ablagedatum und erzeugt aus dem Ergebnis eine Mappe mit dynamischen Verknüpfungen auf die gefundenen Dokumente. Die Mappe legt er entweder auf seinem Desktop oder als Anlage in eine täglich wiederkehrende Aufgabe von MS Outlook oder Lotus Notes ab. Jedesmal, wenn er die Mappe öffnet, stehen Ihm die gewünschten Angebote aus den letzten Tagen zur Verfügung. Die neu hinzugekommenen Angebote erkennt er sofort, da CONTENT-FOLDER sie markiert.

 

Revisionssicherheit und Langzeitarchivierung für SharePoint
CONNECT to SharePoint verbindet Microsoft Office SharePoint mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare. SharePoint-Anwender gewinnen eine ideale Lösung, um Dokumente direkt aus SharePoint zu archivieren und ihre Bibliotheken zu entlasten.

 

Digitale Archivierung für SAP mit DocuWare realisieren
CONNECT to SAP verbindet DocuWare über eine zertifizierte Schnittstelle mit dem SAP-Modul ArchiveLink, das in SAP NetWeaver eingebettet ist. Alle Dokumenttypen und Ablagestrategien aus SAP sowie die SAP-Datenarchivierung werden unterstützt.

 

 

Mit DocuWare Dokumente aus Lotus Notes archivieren und organisieren
Mit CONNECT to Notes archivieren Sie Ihre Notes-Dokumente in DocuWare und organisieren sie einfach und komfortabel. Dadurch stehen Ihnen innerhalb von Notes viele zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung zur Verfügung, und in DocuWare können Sie archivierte Notes-Dokumente weiter bearbeiten.

 

Mit CONNECT to Notes lässt sich die Leistungsfähigkeit eines Lotus/Notes-Systems durch die Anbindung an das Dokumentenmanagement-System DocuWare steigern und optimieren. Das DocuWare-Modul archiviert zuverlässig Notes-Dokumentbestände, wie zum Beispiel E-Mails sowie deren Anhänge. Sie entlasten auf diese Weise Ihre Notes-Umgebung insbesondere von der Flut der E-Mails und die Performance des Systems wird erhöht. Zudem vereinfachen sich Wartung, Sicherung und Replikation der Datenbank. CONNECT to Notes garantiert die revisionssichere Speicherung von Notes-Dokumenten aller Art sowie deren Attachments. Archivierung und Recherche sowie weitere Funktionen sind vollständig in die Notes-Umgebung integriert.

 

Datenblatt Connect to Notes [370 KB]

DocuWare einfach in andere Applikationen integrieren
DocuWare bietet die Möglichkeit, seine umfangreichen Dokumentmanagement-Funktionen über sein Software Developer Kit (SDK) in kundenspezifische Anwendungen einzubinden. Es stellt dem Programmierer für unterschiedliche Entwicklungsumgebungen spezifische Schnittstellen zur Verfügung. So lassen sich wesentliche DocuWare-Funktionen aus unterschiedlichsten Applikationen steuern.

 

Die Architektur von DocuWare ermöglicht es, für verschiedene Entwicklungsumgebungen unterschiedliche, leistungsfähige Programmierschnittstellen anzubieten. DocuWare besteht aus einer Client-Server-Architektur. Auf Serverseite arbeitet DocuWare mit einer Reihe von Servern, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen. So ist beispielsweise Authentication Server für die Anmeldung und Benutzerverwaltung und Content Server für den Zugriff auf die Dokumente zuständig. Auf Client-Seite stehen die Benutzer-Funktionalitäten wie Dokumente anzeigen, Ablegen, Suchen sowie System-Administration und -Konfiguration zur Verfügung. Auf dieser Grundlage stellt DocuWare zum einen das DocuWare TOOLKIT bereit, das auf den DocuWare-Client zugreift und einen umfangreichen Satz von Funktionen anbietet. Zum anderen bietet DocuWare mit GAPI (General Application Program-ming Interface) ein .NET-AP, das direkt auf die Server zugreift und wesentliche Aktionen in DocuWare durchführt. Auf GAPI bauen Web Services und JAPI (Java Application Programming Interface), eine spezifische Schnittstelle zur Java-Welt, auf. DocuWare lässt sich über diese Schnittstellen aus anderen Applikationen einfach und sicher ansprechen und steuern.

 

Microsoft Reporting Services für DocuWare nutzen
Profitieren Sie von der nahtlosen Anbindung des SQL Servers 2008 an DocuWare. Die Datenbank ist besonders stabil und leistungsstark und bietet mit den integrierten Reporting Services Auswertungs-möglichkeiten der Datenbankzugriffe.

 

Schnelle Integration
Der Microsoft SQL Server 2008 ist nahtlos an DocuWare angebunden. Die Installation erfolgt dank der von DocuWare gelieferten Schritt-für-Schritt-Anleitung in wenigen Minuten.Für die Integration als System-, Logging- und Archiv-Datenbank reichen ein paar einfache Modifika-tionen aus (ab DocuWare 5.1c enfallen diese komplett). Der Server läuft besonders stabil und leistungsstark.

Reporting Services
Zur Auswertung von Daten im Rahmen von Business Intellingence sind Reporting Services direkt in den SQL Server 2008 integriert. In Verbindung mit dem DocuWare-Logging können so Zugriffe auf die Dokumente in DocuWare analysiert werden. Einzelne Beispiele hierfür finden Sie in der Innenseite.