Rund um Dokumentenmanagement

Archiv

Als Archiv (v. lat.: archivum aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) bezeichnet man im Allgemeinen eine geordnete Sammlung von Dokumenten, Urkunden, Akten etc. sowie die Gebäude, Räumlichkeiten oder Institutionen, in denen diese aufbewahrt werden. Daneben werden auch Systeme zur Elektronischen Archivierung oder für die Datensicherung, wie beispielsweise andere Dateien enthaltene. Ein „Archiv“ ist in DocuWare eine logische Einheit, die Dokumente entgegennimmt, speichert, sucht und wieder bereitstellt. Ein Archiv umfasst immer die Dateiablage, in der die Dokumente physikalisch gespeichert sind sowie die zugehörigen Datenbanktabellen, die Indexdaten und andere beschreibende oder ergänzende Elemente zu dem Dokument enthalten. Optional kann ein Archiv auch einen Volltext-Index enthalten, der die Dokumente zusätzlich über die Volltext-Information zugänglich macht.Für die Dateiablage können unterschiedliche Ablagemedien Verwendung finden. Dazu werden den Archiven „logische Platten“ zugeordnet, die nach vorgegebenen Regeln auf physikalische Ablagemedien abgebildet werden. Ein Archiv ist eine Sammlung verschlagworteter Dokumente. Für Archive können feingranulare Zugriffs- und administrative Rechte vergeben werden.
Quelle: Wikipedia

Betriebswirtschaftliche Betrachtung

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente:

Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

Collaboration

Collaboration-Funktionen gab es bereits mit dem Aufkommen von Groupware-Systemen wie Lotus Domino oder Novell Groupwise. Aber erst mit der schnellen Verbreitung des Internet und der dadurch sehr viel einfacheren Anbindung beliebiger Standorte und mobiler Nutzer wurde das Thema in der jüngsten Vergangenheit allgegenwärtig. Wichtige Funktionen von Collaborationen-Systemen sind die Unterstützung von Teamarbeit durch Zugriff auf gemeinsame Arbeitsbereiche, virtuelle Meetings, Projektmanagement etc. Durch den häufigen Dokumentenbezug von Collaborationen-Anwendungen besteht eine starke Affinität zu --> DMS. Dies vor allem ist unserer Meinung nach die Ursache dafür, dass die Anbieter aus diesen beiden Segmenten ihre Produkte um Funktionen des anderen Marktes ergänzen. DMS-Anbieter ergänzen sich um Collaborationen-Funktionen, die Collaborationen-Anbieter erweitern ihre Funktionen um DMS-Funktionen.
Quelle: “Code of Practice” – Dokumenten-Management (VOI)

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter in Deutschland die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management, EDM) verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im Amerikanischen steht „Document Management“ dagegen begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen.

Dokumentenmanagement im engeren Sinn

Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man Compound Document Management, Electronic Filing und dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.

Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateisystem zur Verfügung stellt. Im Dateisystem kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder zur Verfügung wie z. B. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer usw. Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen alle zusammengehörigen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies dynamisch gesteuert durch Berechtigungen, Statusmerkmale und Auswertung der Attribute der Dokumente und Dokumentklassen, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch zur Laufzeit als Sicht generiert wird.

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte.

Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Document Imaging, Arbeitsablauf und Groupware spricht man auch häufig von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Office-Dokumenten eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist eine Komponente des übergreifenden Enterprise Content Management (ECM).

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn

Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie

Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.),
Bürokommunikation,
Document Imaging,
Scannen,
Computer Output on Laserdisk (COLD),
Workflow,
Groupware und
elektronische Archivierung.

Die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Techniken sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten – gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigen Raum häufig mit Enterprise Content Management (ECM) gleichgesetzt.



Immer häufiger werden Dokumentenmanagementsysteme als Informationsbasis für Organisationsprogramme eingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung von Dokumenten für einen großen Benutzerkreis – beispielsweise ein ganzes Unternehmen – zu sehen. Die Erledigung von Geschäftsprozessen wird in unmittelbarem Zusammenhang mit den entsprechenden Dokumenten ermöglicht. Die dafür notwendige Information wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleichzeitig gewährleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Aufträge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge (Arbeitsablauf) unterstützt. Ein Berechtigungssystem, das die Zugriffe auf einzelne Dokumente und Geschäftsprozesse verwaltet, ist hierfür einzurichten, um möglichen Missbrauch zu vermeiden.

ECM > Enterprise Content Management

Mit Enterprise Content Management (ECM) ist in den letzten Jahren ein neuer Begriff entstanden, der mittlerweile fest etabliert ist. Er folgt dem Bedürfnis, die Einschränkung auf dokumentbasierte Anwendungen aufzuheben. Unterschiedlichste Daten und Informationen, die man nicht mehr als „Dokument“ kennzeichnen würde, wie Auslagerungsdateien aus den ERP-Anwendungen, Video- oder Audiodateien etc. müssen aber nicht einfach nur sicher abgelegt oder archiviert werden, das würde nicht den maximalen Nutzen schaffen. Sie sollen vielmehr in die Abläufe und Funktionen der Tagesarbeit von Sachbearbeitern und Fachkräften und deren Anwendungsumgebungen integriert werden, weil a) aus diesen Funktionen heraus auf die Objekte zugegriffen werden muss und b) diese Funktionen selbst Daten und Unterlagen erzeugen, die abteilungs- und standortübergreifend und manchmal auch anwendungsunabhängig abgelegt werden sollen. Damit wird das ECM-System zu einem zentralen Unternehmens-Repository. Das Thema hat also einen sehr realen Hintergrund in vielen Unternehmen, deren Probleme mit der wachsenden Flut elektronischer Objekte immer größer werden. Mit „Enterprise“ soll daher auch deutlich gemacht werden, dass nicht nur einzelne Abteilungen oder Bereiche eines Unternehmens adressiert werden. Die Anbieter sind daher dazu übergegangen und stellen mehr als vorher den Infrastrukturaspekt und die dazu notwendigen Funktionen und Werkzeuge ihrer Systeme als „Content-Dienst“ für unterschiedliche Quell- und Zielsysteme in einer heterogenen Anwenderorganisation dar. Unseres Erach-tens wird sich der Markt auch in diese Richtung weiterentwickeln: von den reinen Archiv- und DMS-Systemen der 80er Jahre zu funktional umfassenden Content Management Systemen.
Die Nachteile des Begriffs „Enterprise Content Management“ sind aber, dass er aufgrund seiner Abstraktheit deutlich mehr Fragen aufwirft als der bisher verwendete und von der Mehrheit der Anwender auch besser verstandene Begriff Dokumenten-Management. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist auch, dass er aufgrund des Teilbegriffes „Enterprise“ all diejenigen kleineren, mittleren und vielleicht auch großen Unternehmen abschreckt, die keine konzernübergreifende Lösung für ihr Unternehmen oder ihre Organisation suchen, sondern einfach nur eine einfach zu implementierende und zu betreibende Lösung für ein bestimmtes Dokumentenproblem. Der Begriff „Enterprise Content Management“ ist damit – zumindest auf absehbare Zeit - nicht geeignet, die mögliche Stelle von „Dokumenten-Management“ als Oberbegriff des Marktes für Dokumenten- und Content Management einzunehmen. Er ist aber ein sehr gut geeigneter Begriff für all jene Anbieter und Anwender, die bereits heute diese unternehmensweiten Aspekte im Fokus haben.
Quelle: “Code of Practice” – Dokumenten-Management (VOI)

Elektronische Archivierung

Ein großer Teil der heute in Deutschland, Österreich und in der Schweiz installierten DMS-Systeme dürfte hauptsächlich der elektronischen Ablage und Archivierung von Ein- und Ausgangspost sowie Auslagerungsdaten aus Host-, ERP-und anderen Hintergrundsystemen dienen. Die ersten Archivsysteme kamen bereits Mitte der 80er Jahre auf den Markt und erleichterten bereits damals dem Anwender die Verwaltung auch sehr großer Mengen archivierungsrelevanter Dokumente. Archivsysteme verfügen über skalierbare Erfassungssysteme, Speicher für Eingangsdokumente und Massendaten, Integrationswerkzeuge, um die Archivanwendung in führende Anwendungen einzubinden und Werkzeuge zur Steuerung der Dokumentenaufbewahrung und des Dokumentenzugriffs. Weitere wichtige Anforderungen und Funktionen sind die Integration mit Systemen zur automatischen Dokumentenklassifikation, Postkorbfunktionen für papierlose Vorgangsbearbeitung (Dokumenten-Workflow) und Archivierung von E-Mail und Office-Dokumenten.

Anfangs ebenso wie heute noch sind der Abbau von Papierbergen, die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und die Integration in standortunabhängige Abläufe und Prozesse die Hauptmotive für die Einführung eines elektronischen Archivsystems. Ausdrucken oder Verfilmen ist in vielen Fällen nicht nur keine sinnvolle, sondern zunehmend auch keine rechtlich akzeptierte Alternative mehr. Dies gilt seit dem 1.1. 2002 sowohl für elektronisch signierte Dokumente als auch für steuerrelevante Daten aus den kaufmännischen Anwendungen, die für den Datenzugriff der Außenprüfer in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden müssen. Elektronische Archivierung wird daher nach unserer Einschätzung auch mittel- und langfristig eine zentrale Motivation für den Einsatz elektronischer Dokumentenmanagementsysteme bleiben.

Quelle: “Code of Practice” – Dokumenten-Management (VOI)

Migration

Möglichkeit oder Notwendigkeit, Zugriffsinformationen und / oder Dokumente von einem System in ein anderes zu überführen.

Records-Management

Der Begriff Records Management (RM, Record = engl.: Aufzeichnung) steht für die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger Unterlagen und Dokumente. Ursprünglich ging es dabei nur um die konventionelle Organisation von Papierschriftstücken. In einer ersten Annäherung bot die IT-Industrie dann Software zur Unterstützung der Papierorganisation: Datenbankgestützt werden Dokumente kategorisiert, indexiert und Hinweise auf den exakten Standort des Papierdokuments gespeichert. Aufbewahrungsfristen werden in Abhängigkeit von Dokumentarten verwaltet und der „Records-Manager“, also der Registratur- oder Archiv-Mitarbeiter wird rechtzeitig darauf hingewiesen, welche Dokumente nun zur Aussonderung anstehen, also zu entsorgen oder zu vernichten sind. Gleiche Funktionen werden heute im Rahmen des Records Managements von Systemen erwartet, die elektronische Dokumente und Unterlagen verwalten.
Die Bedeutung des Records Management ist in jüngster Zeit stark gestiegen, seitdem die gesetzlichen Bestimmungen für die Aufbewahrung von Dokumenten in USA verschärft wurden, etwa im Rahmen des Sarbanes Oxley Act für alle börsennotierten Unternehmen oder im Rahmen von HIPPA für Unternehmen und Organisationen des Gesundheitswesens.

Neben der Administration der Aufbewahrungsfristen werden von Records Management Lösungen für elektronische Dokumente auch umfassende Funktionen zur Steuerung und Protokollierung des Zugriffs und der Verwendung von Dokumenten erwartet. Nachdem die neuen Gesetzesregelungen in den USA sich nicht nur auf Papierschriftstücke, sondern auch auf E-Mails und andere elektronische Dokumente erstrecken, sind auch diese von Records-Management Lösungen zu erfassen.
Quelle: “Code of Practice” – Dokumenten-Management (VOI)

WCM > Web-Content-Management

Web-Content-Management-Lösungen (WCM) sind im wesentlichen Redaktionssyteme zur Gestaltung von Internet- und Intranetseiten. Struktur und Erscheinungsbild einer Seite werden einmal definiert und dann über das Redaktionssystem mit laufend aktualisierten Informationen befüllt. Im Redaktionssystem wird festgelegt, wer welche Informationen einstellt. Es steuert den Prozess vom Entwurf über die Freigabe bis zur Veröffentlichung der Inhaltskomponenten. Web-Content-Management umfasst demnach auch Workflow-Funktionen. Integrationswerkzeuge tragen dazu bei, dass Inhalte automatisch in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen gefüllt werden, wobei auch auf Dokumente aus dem DMS zurückgegriffen werden kann.

Beispiel einer solchen Integration ist die Bereitstellung kundenspezifischer Unterlagen über das Internet: Ein Kunde kann seine Rechnungen und Abliefernachweise auf der Web-Site des Lieferanten einsehen. Die Dokumente werden dafür zunächst über Standardfunktionen des Dokumenten-Management im DMS abgelegt. Im Rahmen des Web Content Managements wird die Internet-Zugriffsseite für die Kunden gestaltet und dabei Komponenten zur Authentifizierung, für die Suchabfrage und die Darstellung der Dokumente eingefügt. Integrationsfunktionen sorgen dafür, dass die Authentifizierung der Kunden automatisch anhand von Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder der Kundenverwaltung (CRM) möglich ist. Das Web Content Management stellt in Verbindung mit den Zugriffssteuerungsmechanismen des DMS sicher, dass jeder Kunde nur die Rechnungen und Abliefernachweise einsieht, die ihn betreffen.

Das vorliegende Buch behandelt WCM nicht als Schwerpunktthema, sondern immer nur da, wo Berührungspunkte zum Fokus Dokumentenmanagement bestehen.
Quelle: “Code of Practice” – Dokumenten-Management (VOI)

Workflow

Ein Workflow ist eine vordefinierte Folge von Arbeitsschritten, die bei dem Eintreffen eines vordefinierten Ereignisses automatisch innerhalb von DocuWare ausgeführt wird.

Workflow-Management

Das sprachlich wohl am wenigsten definierte Segment ist das Thema Workflow. Die Steuerung von Geschäftsprozessen ist sowohl eine eigenständige IT-Disziplin, die zunächst unabhängig neben dem Dokumenten-Management entstand. Gleichzeitig gab es aber auch mit den ersten Archivsystemen Ansätze, um die dokumentenzentrischen Prozesse in die vorhandenen Anwendungsumgebungen zu integrieren, die von ihren Anbietern als Workflow-Systeme bezeichnet wurden. Außerdem verfügen mittlerweile auch die meisten ERP-Lösungen und Groupware-Systeme über eigene Umgebungen zur Modellierung und Steuerung von Abläufen. Der vorliegende Text beschränkt sich daher bei der detaillierteren Darstellung auf diejenigen Workflow-Themen, die dokumentenrelevant sind.

Das effiziente Management von Dokumenten umfasst zum einen deren Bereitstellung im Rahmen von Geschäftsprozessen und zum anderen steuern Papierschriftstücke heute noch selbst zahlreiche Geschäftsprozesse in Unternehmen. Daher wird zunehmend von Dokumenten-Management-Lösungen erwartet, dass sie auch Funktionen zur Steuerung von Geschäftsprozessen anbieten - zumindest wenn diese in irgendeiner Form mit Dokumenten zusammenhängen. Der Begriff Business-Process-Management wird synonym zu Workflow-Management verwendet.

Häufig wird das Thema Workflow in bestimmte Kategorien unterteilt. Eine populäre und hier auch wiedergegebene Kategorisierung ist die nach dem Strukturgrad der Prozesse. Dabei wird zum einen der Ad-Hoc-Workflow unterschieden. Der Benutzer legt spontan fest, welche Schritte als nächstes durchzuführen sind, zum Beispiel welche Kollegen ein Dokument nacheinander oder parallel sehen, bearbeiten oder freigeben sollen und erhält anschließend vom System eine Rückmeldung, ob dies geschehen ist. Der Gestalter des Workflows ist in dieser Kategorie daher weitgehend der Endbenutzer selbst, der situativ reagiert. Eine Programmierung solcher Workflow-Abläufe ist aufgrund mangelnder Vorhersehbarkeit nicht möglich.

Für den strukturierten Workflow wird dagegen ein Prozess einmal definiert und dann regelmäßig in gleicher Weise abgearbeitet. Zum Beispiel werden Dokumente nach festgelegten Regeln zu unterschiedlichen Personen gesandt, diese Personen nehmen definierte Arbeitsschritte vor und in Abhängigkeit vom Ergebnis des Arbeitsschrittes erfolgt die Weiterleitung zur nächsten Person oder es erfolgen automatisierte Prozesse, wie z.B. das Versenden einer E-Mail, die Ablage im Archiv etc. Derartige Abläufe sind typisch für Sachbearbeitungstätigkeiten und in der Regel stark strukturiert, hoch repetitiv und daher programmierbar.

Allen Workflow-Kategorien ist gemeinsam, dass die Prozesse in die vorhandene Anwendungslandschaft des Kunden zu integrieren sind. Daher besteht auch eine gewisse Affinität zwischen Workflow-Systemen und Enterprise-Application-Integration (EAI) -Werkzeugen. Von EAI spricht man häufig dann, wenn ein strukturierter Ablauf die Datenkommu-nikation zwischen anderen IT-Anwendungen steuert: Der Workflow-Prozess stellt einem Benutzer zum Beispiel zusammen mit einer Eingangsrechnung eine Eingabemaske für die Erfassung des Lieferantennamens, des Rechnungsdatums und -betrags zur Verfügung, und die Daten werden nach der Eingabe automatisch an ein Finanzbuchhaltungssystem übergeben. Oder ein Buchungsvorgang stößt über eine entsprechende Schnittstelle einen Workflow-Prozess an. Er übergibt dabei Buchungsdaten, die zum einen als Suchbegriffe für einen Beleg an das DMS genutzt werden sollen und zum anderen aber auch im Kundenverwaltungssystem (CRM) einen Eintrag erhalten - etwa für einen getätigten Umsatz. Größte Herausforderung für umfassendes Enterprise-Application-Integration sind die unterschiedlichen Schnittstellen der einzelnen Anwendungen. XML erleichtert die Situation durch eine einheitliche Syntax. In die Auflösung der semantischen Unterschiede ist bereits viel Energie geflossen und für bestimmte Teilbereiche der Industrie wurden Lösungen gefunden. Eine einfache, allumfassende Lösung der EAI-Problematik ist nicht zu erwarten, weil unrealistisch.
Workflow-Funktionen gehören immer mehr zu leistungsfähigen Dokumenten-Management-Lösungen. Aufgrund des großen Funktionsumfangs spezialisierter Workflow-Lösungen würde man der Disziplin aber nicht gerecht, wenn man sie grundsätzlich als Teil des Dokumenten-Managements positionieren würde, zumal auch viele Lösungen im Einsatz sind, bei denen keine Dokumente im eigentlichen Sinn vorkommen. Am ehesten wird man einer korrekten Positionierung im Rahmen des Dokumenten-Managements gerecht, wenn man den Begriff zu Document-Workflow-Management erweitert und ihn als eigenständige Disziplin dem Dokumenten-Management beistellt.
Quelle: “Code of Practice” – Dokumenten-Management (VOI)