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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: So werden Ihre Wünsche wahr!
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Der digitale Posteingang ? effizient, automatisiert, zukunftssicher
Remote arbeiten ? mit diesen drei Tools klappt es wirklich
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Mitarbeitende im Fokus: Wie Technologie das Employee Engagement stärkt
Employee Engagement ist eine wichtige Kennzahl, die die Motivation von Mitarbeitenden beleuchtet, und damit ein wichtiger Stützpfeiler für Unternehmen geworden.
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Rechnungen digitalisieren: Effizienzsteigerung durch moderne Prozesse
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Mehr erreichen mit Dokumentenautomatisierung: Reale IDP-Use-Cases aus dem Arbeitsalltag
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Dokumente bilden die Grundlage für nahezu alle Geschäftsprozesse. Gleichzeitig sind sie häufig ein echter Effizienz-Killer. In vielen Abteilungen verbringen Mitarbeitende immer noch unzählige Stunden damit, Informationen manuell zu sortieren, einzugeben und weiterzuleiten. Intelligent Document Processing (IDP) setzt genau hier an: Es verwandelt Papierkram in nutzbare, durchsuchbare und sofort verfügbare Daten ? und steigert so Effizienz und Genauigkeit.
Inhalt
- Was ist IDP und warum ist es so relevant
- Typische IDP-Anwendungsfälle in verschiedenen Abteilungen
- Was erfolgreiche IDP-Projekte gemeinsam haben
- Fazit
Was ist IDP und warum ist es so relevant
Intelligent Document Processing (IDP) ergänzt DocuWare perfekt, um Automatisierung über das bloße Speichern und Steuern von Dokumenten hinaus zu ermöglichen. Mit modernen KI-Funktionen wie Datenerfassung, Dokumentenklassifizierung, Aufteilung und Handschriftenerkennung übernimmt IDP lästige Routineaufgaben und sorgt gleichzeitig für präzise Daten.
Für Abteilungen, die auf eine genaue und termingerechte Dokumentation angewiesen sind, bringt IDP klare Vorteile:
- Prozesse, die früher Stunden dauerten, erledigen sich in Minuten.
- Compliance ist sofort gewährleistet.
- Weniger Fehler und schnellere Prozesse.
Typische IDP-Anwendungsfälle in verschiedenen Abteilungen
IDP im Finanz- und Rechnungswesen
Finanzteams bearbeiten täglich zahlreiche Dokumente, angefangen bei Rechnungen und Belegen bis hin zu Bestellungen. IDP sorgt dafür, dass diese Abläufe deutlich effizienter, schneller und fehlerfreier ablaufen. Es übernimmt die Klassifizierung und Datenerfassung von Finanzdokumenten automatisch, erhöht die Genauigkeit und Geschwindigkeit und reduziert den manuellen Aufwand.
- Rechnungsverarbeitung: Rechnungen werden automatisch gescannt und zugeordnet. Intelligent Document Processing extrahiert zentrale Daten wie Betrag, Datum und Kontonummer und leitet sie direkt an das passende Finanzsystem weiter.
- Management von Abonnementabrechnungen: Formulare für Verlängerungen, Rechnungsfreigaben oder Zahlungsanpassungen werden schnell verarbeitet. IDP erfasst, klassifiziert und überprüft die Daten, sodass Verlängerungen zügiger erfolgen und der Cashflow verbessert wird.
Ergebnis: Prozesse lassen sich jetzt in Minuten statt Stunden erledigen. Genehmigungen erfolgen schneller, Abrechnungsfehler nehmen ab, Finanzabschlüsse werden termingerecht durchgeführt und die Compliance wird verbessert.
IDP in der Qualitätssicherung
Teams in der Qualitätssicherung kümmern sich um die unterschiedlichsten Dokumente, darunter Wiegescheine, Prüfberichte, Checklisten und Compliance-Unterlagen. Intelligent Document Processing erleichtert ihre Arbeit, indem es die Erfassung und Überprüfung dieser Protokolle für eine schnellere und präzisere Berichtserstattung übernimmt. IDP automatisiert die Klassifizierung und Datenerfassung und verbessert so die Effizienz erheblich, während manuelle Fehler deutlich reduziert werden.
- Prüfberichtserstattung: Die Berichte werden gescannt und automatisch klassifiziert. IDP erfasst zentrale Daten wie Gewichte, Prüfdaten und Ergebnisse von Compliance-Checks und überträgt sie direkt in die richtige Datenbank oder ins Qualitätsmanagementsystem.
- Compliance-Dokumente: Alle relevanten Unterlagen werden digitalisiert, und wichtige Daten wie Compliance-Metriken, Audittermine oder Checklistenpunkte werden mithilfe von IDP automatisch erfasst. IDP integriert diese Daten anschließend nahtlos ins Compliance-Tracking-System.
Ergebnis: Prozesse, die früher Stunden beanspruchten, erledigen sich in Minuten. Qualitätsberichte sind pünktlich fertig, Fehler werden minimiert, und die Compliance wird verbessert.
IDP im Personalwesen
Von der Einarbeitung neuer Mitarbeitender bis zu Leistungsbeurteilungen verbringen HR-Teams oft viel Zeit mit dem Erfassen, Prüfen und Ablegen von Mitarbeiterdaten. Intelligent Document Processing nimmt ihnen diese Routinearbeit ab: Es optimiert HR-Workflows, indem Dokumentenklassifizierung, Datenerfassung und Integration in HR-Systeme automatisiert werden, wodurch der Verwaltungsaufwand stark reduziert wird.
- Onboarding: Verträge, Steuerunterlagen und Ausweisdokumente werden automatisch klassifiziert, wichtige Daten wie Name oder Eintrittsdatum extrahiert und direkt in die korrekte Personalakte überführt.
- Leistungsbeurteilungen: Beurteilungsbögen werden digitalisiert, zentrale Informationen wie Bewertungen und Kommentare automatisch erfasst und ins HR-Management-System integriert.
Ergebnis: Onboarding-Prozesse laufen schneller, der Papieraufwand sinkt, zeitgerechte und präzise Verwaltung von Mitarbeiterdaten wird ermöglicht sowie die Mitarbeiterbindung gestärkt.
IDP im Rechts- und Vertragsmanagement
Rechtsabteilungen arbeiten mit zahlreichen Verträgen, Rechtsvereinbarungen und Compliance-Dokumenten. Intelligent Document Processing erleichtert diese Aufgaben, indem es die Dokumentenverarbeitung automatisiert und ein pünktliches, präzises Vertragsmanagement sicherstellt. IDP erkennt und extrahiert wichtige Klauseln und Vertragsbedingungen aus juristischen Dokumenten und steigert so Effizienz und Compliance. Darüber hinaus organisiert und katalogisiert IDP die Dokumentation, erleichtert die Audit-Vorbereitung und stellt sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen zugänglich und konform sind.
- Vertragsanalyse: Vertragsdokumente werden gescannt und zentrale Daten wie Klauseln, Termine und Bestimmungen extrahiert. Diese werden direkt an die Legal-Management-Software übergeben.
- Audit-Vorbereitung: IDP sortiert und kategorisiert alle Dokumente, sodass Rechtsabteilungen Audits schnell vorbereiten können und alle relevanten Unterlagen jederzeit zugänglich und compliant sind.
Ergebnis: Der gesamte Vertragszyklus wird effizienter, manuelle Prüfungen werden reduziert, Compliance-Dokumentation ist stets korrekt und verfügbar, und die Audit-Bereitschaft ist erhöht.
IDP im Vertrieb
Auch Vertriebsteams bearbeiten viele unterschiedliche Dokumente wie Auftragsbestätigungen oder Kundenverträge. Intelligent Document Processing nimmt ihnen eine Menge Routinearbeit ab, indem es Dateneingabe und Dokumentenklassifizierung automatisiert. So werden Prozesse schneller, genauer und effizienter. Durch die automatische Verarbeitung und Integration von Verkaufsdokumenten und Kundenverträgen in CRM-Systeme werden Fehler reduziert und der Verkaufszyklus beschleunigt.
- Auftragsbearbeitung: Verkaufsaufträge werden digital erfasst. IDP erkennt wichtige Informationen wie Auftragsnummern, Kundendaten und Bestellmengen und überträgt sie direkt ins CRM-System.
- Kundenvertragsmanagement: Verträge werden automatisch analysiert: Wichtige Details werden extrahiert, Verlängerungstermine überwacht und die Einhaltung vereinbarter Bedingungen sichergestellt. Durch diese Integration in CRM-Systeme bleiben alle Unterlagen stets aktuell und korrekt. So hat das Vertriebsteam jederzeit schnellen Zugriff auf alle für die Kundenbetreuung relevanten Informationen.
Ergebnis: Schnellere Verkaufszyklen, weniger manuelle Fehler, zeitgerechte Bearbeitung, zufriedenere Kunden und ein effizienteres Vertragsmanagement.
IDP im Einkauf
Die Teams im Einkauf managen zahlreiche Bestellungen, Lieferantenrechnungen bis hin zu anderen Beschaffungsdokumenten. Intelligent Document Processing erleichtert ihre Prozesse, indem es Dokumentenverarbeitung und Datenerfassung automatisiert. IDP optimiert damit den Einkauf und gewährleistet so eine zeitgerechte und präzise Integration der Daten in Beschaffungssysteme.
- Bestellmanagement: Bestellungen werden gescannt. IDP erkennt den Dokumenttyp, extrahiert zentrale Informationen wie Bestellnummer, Lieferantendetails und Beträge und überträgt sie direkt ins Beschaffungssystem.
- Lieferantenrechnungsmanagement: Rechnungen werden digital verarbeitet, und wichtige Daten wie Rechnungsnummern, Lieferantennamen und Fälligkeitstermine automatisch erfasst. IDP sorgt so für eine schnelle und fehlerfreie Integration in das Kreditorensystem.
Ergebnis: Schnellere Einkaufsprozesse, weniger Verzögerungen, termingerechte Bestellabwicklung, höhere Datenqualität und effizientere Rechnungsbearbeitung.
Was erfolgreiche IDP-Projekte gemeinsam haben
Unabhängig von der Abteilung zeigen sich bei IDP immer wieder dieselben Vorteile:
- Schnelligkeit: Prozesse, die früher Tage in Anspruch nahmen, erledigen sich jetzt in Stunden.
- Genauigkeit: Weniger manuelle Fehler und deutlich weniger Nacharbeit.
- Compliance: Audit-Bereitschaft auf Knopfdruck.
- Erlebnis: Schnellere Reaktionszeiten und verbesserter Service für Kunden und interne Teams.
Fazit
Papierlos arbeiten und Dokumente digitalisieren ? in vielen Abteilungen eine große Herausforderung, die IDP effektiv lösen kann. So werden Prozesse schneller, effizienter und fehlerfreier und das im gesamten Unternehmen.
Intelligent Document Processing steigert die Automatisierung und Effizienz in Abteilungen wie Finanz- und Rechnungswesen, Qualitätssicherung, Personalwesen, Rechts- und Vertragsmanagement, Vertrieb und Einkauf. Wollen auch Sie sehen, wie IDP Ihre Abteilung unterstützen kann?
Mehr zu den Funktionen von DocuWare IDP finden Sie hier: DocuWare IDP ? alle Funktionen im Überblick.
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