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ABBYY FlexiCapture

Datenerfassung auf Unternehmensebene

ABBYY FlexiCapture ist eine Enterprise Capture Plattform, mit der kleine über mittelgroße bis hin zu international tätige Konzerne ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse automatisieren können.
Mit FlexiCapture können Unternehmen die Umwandlung von Dokumenten jedes Ausgangsformats in elektronische Daten für die Übergabe an Drittsysteme automatisieren und optimieren. Die ressourcen- und zeitaufwendige manuelle Dateneingabe wird durch eine intelligente und effiziente Datenextraktion aus Antragsformularen, Schadensmeldungen, Bestellformularen, Rechnungen oder Verträgen ersetzt.
Die Dokumente werden automatisch klassifiziert, getrennt, extrahiert und zur Bearbeitung in nachgelagerte Geschäftsprozesse oder -systemen (Datenbanken, ERP, DMS, SAP, SharePoint) übergegeben. Informationen werden dank FlexiCapture direkt ab Eintreffen im Unternehmen zugänglich, wodurch Organisationen eine effiziente und flexible Unternehmenskommunikation als Basis für mehr Prozesstransparenz und -geschwindigkeit schaffen können.

ABBYY FlexiCapture liest Daten in mehr als 180 Sprachen für gedruckten Text und in mehr als 100 Sprachen für handschriftlichen Text in Formularen und kann von einer Standalone-Installation bis zur dezentralisierten Lösung für unternehmensweite Projekte skaliert werden. Mit innovativen Funktionen für die web-basierte Dokumentenerfassung in modernen Unternehmen, intuitiven und effizienten Validierungsmöglichkeiten sowie einer unübertroffenen Dokumentenklassifizierung auf Basis der Intelligent Document Recognition (IDR)-Technologie ist ABBYY FlexiCapture die erste Wahl für Unternehmen, die produktiver arbeiten wollen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Varianten von Abbyy FlexiCapture

Produkte

  • ABBYY FlexiCapture for Mailrooms
  • ABBYY FlexiCapture for Invoices

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms ist eine intelligente Lösung für die Automatisierung des Posteingangs kundenorientierter Unternehmen und unterstützt diese dabei, den Informationsfluss so zu managen, dass die richtige Information dem richtigen Sachbearbeiter zur richtigen Zeit verfügbar ist. Basierend auf der mehrfach ausgezeichneten ABBYY Enterprise Capture Plattform klassifiziert FlexiCapture for Mailrooms die gesamte Eingangspost zuverlässig, von Papierdokumenten über Fax bis hin zu E-Mails. Dank der innovativen Technologie für die Dokumentenklassifizierung und Datenerfassung bietet die Lösung alle Funktionen, die für eine rasche, kosteneffiziente und transparente Posteingangsautomatisierung erforderlich sind.

Multi-Channel-Capture

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms verarbeitet im Posteingang eintreffende Dokumente aus den unterschiedlichsten Eingangskanälen – von Papierdokumenten über Fax bis hin zu E-Mails. Mit dieser ABBYY-Lösung können Informationen zentral im Unternehmenshauptsitz, dezentral in anderen Niederlassungen und sogar vor Ort beim Kunden mithilfe von Mobile Capture auf Mobilgeräten digitalisiert werden.

Durch die einfache Integration in Unternehmensprozesse und -systeme trägt ABBYY FlexiCapture for Mailsrooms maßgeblich dazu bei, die Leistungsfähigkeit zu maximieren, die Kundenbindung zu verbessern und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

ABBYY im Alltag

Mulit-Channel Mailroom
FlexiCapture for Mailrooms automatisiert die Prozesse für die gesamte Eingangspost – von Papierdokumenten über Fax bis hin zu E-Mails. Alle eingehenden Dokumente eines Unternehmens können automatisch digitalisiert, klassifiziert und über entsprechende Workflows zur weiteren Verarbeitung an die richtigen Sachbearbeiter oder Abteilungen weitergeleitet werden.

Distributed Mailroom Capture
Alle eingehenden Dokumente können im zentralen Posteingang mithilfe von Scannern oder dezentral an verschiedenen Standorten sowie mit Mobile Capture digitalisiert werden. Personal- und Versandkosten werden so minimiert und Fehler durch die manuelle Verarbeitung reduziert.

Visuelle Klassifizierung eingehender Dokumente
FlexiCapture for Mailrooms beinhaltet neueste technologien für die bildbasierte Klassifizierung. Eingehende Dokumente werden unabhängig von Format und Qualität automatisch klassifiziert und dann im nachfolgenden Prozess weiterverarbeitet.

Weniger Fehler dank herausragender Erkennungsgenauigkeit
ABBYY FlexiCapture for Mailrooms erlaubt Organisationen Dokumente und Kundenkommunikation gleichzeitig in einem Vorgang zu verarbeiten. ABBYYs preisgekrönte OCR-Technologie und die integrierten Tools für
Bildverbesserung ermöglichen es, die Qualität der gescannten Originaldokumente zu verbessern und damit die Fehlerrate zu minimieren und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu steigern.

(Online-) Training
Die Klassifizierungstechnologie wird durch Training individuell auf die spezifischen Dokumente sowie die Kundenkommunikation abgestimmt. Clustering hilft beim Einrichten der Klassifizierungstechnologie und
gewährleistet eine hohe Qualität innerhalb des Posteingangsszenarios. Über Online-Training während des Verarbeitungsprozesses kann die Qualität der Ergebnisse für jedes Dokument, das im Unternehmen
eintrifft, noch weiter verbessert werden.

Klassifizierung des Dokumenteninhalts
Die inhaltliche Klassifizierung ermöglicht die Verarbeitung von E-Mails und/oder unstrukturierten Dokumenten und unterstützt Sie bei der Bewältigung der wachsenden Menge an Kundenkommunikation. Informationen werden automatisch korreliert, kategorisiert und analysiert, so dass ein Unternehmen schnell auf Kundenanfragen reagieren kann. Damit beschleunigt die inhaltliche Klassifizierung den Entscheidungsprozess von Unternehmen.

Dokumentenverteilung
Aufbauend auf den Klassifizierungsergebnissen werden die Informationen an den nachgelagerten Geschäftsprozess weitergegeben. Unternehmensinterne Regeln definieren den Workflow, der durch die Posteingangslösung angesteuert wird. Der Sachbearbeiter übernimmt die Anfrage und leitet entsprechende Follow-up-Aktivitäten ein.

Monitoring und Statistiken
Jede eintreffende Kundenkommunikation – ob als Papierdokument, Fax oder E-Mail – wird sofort digitalisiert und kann entsprechend nachverfolgt werden. Dadurch erreichen Unternehmen eine optimale Kontrolle über die Dokumente und die enthaltenen Daten. So gehen Dokumente nicht verloren und Kundenkommunikation kann durch den gesamten Geschäftsprozess hindurch nachverfolgt werden.

Compliance
FlexiCapture for Mailrooms hilft Unternehmen, der wachsenden Bedeutung des Themas Compliance Rechnung zu tragen. Bessere Überprüfbarkeit von Dokumenten, eingehenden informationen und Kundenkommunikation
hilft Unternehmen bei der Überwachung ihrer Geschäftsprozesse. So kann sichergestellt werden, dass gesetzliche Regelungen eingehalten und einhergehende Risiken signifikant reduziert werden.

Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

ABBYY FlexiCapture for invoices ist eine Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung in modernen und innovativen Unternehmen. Basierend auf der mehrfach ausgezeichneten ABBYY FlexiCapture Plattform wurde diese Lösung speziell auf die Anforderungen heutiger Finanzbuchhaltungen zugeschnitten und unterstützt diese maßgeblich dabei, die Herausforderungen ihres Geschäftsalltags zu meistern. CFOs sowie Leiter der Finanzbuchhaltung müssen die Effizienz bei der Eingangsrechnungsverarbeitung steigern, korrekte Daten schnell für das Unternehmensreporting bereitstellen sowie aktiv Risikominimierung durch stetigen Abgleich mit staatlichen sowie unternehmensspezifischen Regelwerken betreiben. Rechtliche Anforderungen müssen erfüllt und neue Medien wie elektronische Eingangsrechnungen und internationale Belege verarbeitet werden.
ABBYY FlexiCapture for Invoices setzt genau an diesen Punkten an.

ABBYY im Alltag

Elektronische Rechnungen
ABBYY FlexiCapture for Invoices ermöglicht es, Rechnungen auf Papier, Fax sowie elektronisch empfangene Rechnungen in ein und demselben System zu verarbeiten.

Automatisiertes Auslesen von Eingangsbelegen
Für europäische Buchhaltungssysteme vorkonfiguriert, liest ABBYYs Rechnungseingangslösung alle notwendigen und für eine steuerliche Prüfung relevanten Informationen aus.
• Zeitaufwendige manuelle Prüfungen entfallen
• Die mitgelieferten Standardfelder sind bereits angelernt, was die Implementierungsphase verkürzt

Manuelles Eingreifen nur im Ernstfall
Eine extrem hohe Erfassungsgenauigkeit und die integrierte Datenerfassungs-Logik minimieren den manuellen Validierungsaufwand erheblich.
• Korrekt erfasste Rechnungen werden direkt zur Dunkelbuchung ins nachgelagerte System weitergegeben
• Zweifelhafte Dokumente oder Rechnungen mit unsicherer Datenextraktion werden mit wenigen Klicks korrigiert
• Rechnungen, die nicht den rechtlichen Rahmenbedingungen genügen, werden (teil-)automatisch abgelehnt und zurückgesendet

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Die Versendung elektronischer Rechnungen als E-Mail entwickelt sich zum Geschäftsstandard. ABBYY verarbeitet elektronische Rechnungen im gleichen Prozess und wird damit modernen Buchhaltungsstandards gerecht.
• Zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für die Datenspeicherung arbeitet die Lösung mit einer „normalisierten Rechnungskopie“, während die Original-E-Mail erhalten bleibt und über Konnektoren zu elektronischen Archivanbietern und -systemen gesendet wird
• Alle Aktionen können für maximale Prozesstransparenz in einem Audit Trail ausgewertet werden
• Wichtige Grundlage für Reportings und Finanzinstrumente

Unternehmensspezifische Regeln
Die Lösung verfügt über umfangreiche und sehr flexible Möglichkeiten, länderspezifische Regeln zur Rechnungs- verarbeitung und Validierung zu definieren.

Eine Lösung für alle Kundenbelege
ABBYY bietet Unternehmen hohen Investitionsschutz dank der flexiblen und mitwachsenden Lösung für sich ändernde unternehmensspezifische und rechtliche Anforderungen. Sie kann einfach in eigene Buchhaltungssysteme oder interne Freigabeworkflows integriert werden. Dem Prozess der Eingangsrechnungsautomatisierung folgen oft Mahnungen, Lieferscheine etc. Mit Klassifikations- und Datenerfassungsansätzen kann ABBYY FlexiCapture for Invoices zu einer Buchhaltungslösung erweitert werden.

Einzelplatz, Abteilungslösung oder Shared Service Center
ABBYY FlexiCapture for Invoices kann als Einzelplatz Version mit einem einzigen Buchungskreis oder als internationale Konzernlösung betrieben werden und passt sich dabei den Erfordernissen der jeweiligen Buchhaltung an. Auch der Einsatz als zentrale Erfassungslösung in einem Shared Service Center ist möglich.

Webbasierte Rechnungsverarbeitung
Alle Module mit Benutzerinteraktion, wie Scannen oder die
Validierung lassen sich auch im Webbrowser durchführen. Dies ermöglicht das schnelle und einfache Einbinden von Benutzern in Stoßzeiten.

Flexible Anbindung an unterschiedlichste Buchhaltungssysteme
Gemeinsam mit seinen Partnern bietet ABBYY die
Integration der Rechnungseingangslösung in die
verschiedenen ERP-Lösungen, wie SAP, Oracle oder Microsoft oder Workflowmanagement und ECM-Lösungen an.