DocuWare Blog
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Dokumentenklassifizierung: Definition und Umsetzung
In jedem Unternehmen laufen tagtäglich unzählige Dokumente auf ? ob papierbasiert oder auf elektronischem Weg beispielsweise per E-Mail oder als Online-Formular. Diese Dokumente lassen sich problemlos digital verarbeiten, die meisten Unternehmen haben hierfür ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz. Aber wie gelangen die Dokumente dort überhaupt an die richtige Stelle? Hier kommt die Dokumentenklassifizierung ins Spiel. Was darunter zu verstehen ist, wie sie funktioniert und welche Technologien dafür notwendig sind, lesen Sie in diesem Beitrag.
Archivsystem: Auf was Sie achten sollten
Archivsystem ? das klingt für Sie in erster Linie nach endlosen Regalreihen, verstaubten Kisten, Akten und flackerndem Neonlicht? Nicht ganz. Natürlich gibt es analoge Varianten der Medienaufbewahrung, aber eben auch das von moderner Technologie geprägte Archivsystem 2.0, das für Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen gleichermaßen im Geschäftsalltag unverzichtbar ist. Welche Archivsysteme es gibt, was sie leisten müssen und welche Vorteile sie bieten, lesen Sie in diesem Beitrag.
Digitalisierungsstrategie: So wird sie effektiv!
Der digitale Wandel lässt sich nicht aufhalten, eine wohlüberlegte Digitalisierungsstrategie ist für Unternehmen daher von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Leitfaden für die Integration von Technologien, Prozessen und Innovationen und sorgt dafür, dass Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben und erfolgreich in unserer digitalen Welt agieren. Wie Sie in sieben Schritten eine effektive Digitalisierungsstrategie entwickeln, welche Tools im Zuge dessen ausschlaggebend sind und wie Sie den Erfolg Ihrer Strategie messen können, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Cyberangriffe: So können Sie Ihr Unternehmen schützen
DocuWare ist erneut Aussteller auf dem DIGITAL FUTUREcongress
Prozessdigitalisierung: Analoge Prozesse digitalisieren
In Zeiten des digitalen Wandels ist die Prozessdigitalisierung ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um effizienter, transparenter und wettbewerbsfähiger zu werden. Die Umstellung von manuellen Abläufen auf digitale Workflows ist jedoch auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Wie die Digitalisierung von Prozessen funktioniert, auf was Sie dabei achten müssen und weshalb die richtige Software den Grundstein für Ihren Erfolg bildet, lesen Sie in diesem Beitrag.
Arbeitsplatz der Zukunft: So werden wir morgen arbeiten
Arbeitsplatz der Zukunft klingt für Sie nach futuristischen Glasbauten und hypermoderner Technik? Nun, nicht ganz. Ein moderner Arbeitsplatz ist weder an feste Räumlichkeiten noch an spezielle Geräte gebunden. Er ist stattdessen die Konsequenz des digitalen Wandels und den damit einhergehenden neuen Arbeitsprozessen, der zunehmenden Globalisierung und des technischen Fortschritts. Unternehmen und Arbeitnehmende stehen nun vor der Herausforderung, sich an diese Veränderungen anzupassen und den Arbeitsplatz der Zukunft zu gestalten. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Trends und Technologien, die diesen prägen werden.
Digitaler Wandel: Strategie für die digitale Transformation
Der digitale Wandel ist in vollem Gange ? Unternehmen müssen sich diesem stellen, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben. Das beinhaltet auch, ihre Geschäftsmodelle anzupassen und den Einsatz neuer Technologien zu berücksichtigen. Was genau unter dem digitalen Wandel zu verstehen ist, wie er sich von Begriffen wie digitale Transformation und Digitalisierung abgrenzt und Unternehmen von diesen Entwicklungen profitieren können, lesen Sie in diesem Beitrag.
Digitalisierungsprojekte: Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Umsetzung
Der digitale Wandel hat die Geschäftswelt revolutioniert und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich den veränderten Anforderungen anpassen zu müssen. Die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten spielt dabei eine entscheidende Rolle. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff und wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte erfolgreich sind? In diesem Blog-Beitrag gehen wir auf die Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten ein und beantworten die wichtigsten Fragen.
Hybride Arbeitsmodelle: Potenziale, Herausforderungen und Umsetzung
Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Mit dem Aufkommen neuer Technologien im Zuge des digitalen Wandels und dem pandemiebedingten Umzug in das Homeoffice sind Unternehmen dazu übergegangen, nun sukzessiv hybride Arbeitsmodelle zu implementieren. Doch was genau sind hybride Arbeitsmodelle und wie funktionieren sie? Welche Vor- und Nachteile entstehen und wie lassen sie sich erfolgreich umsetzen? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Blogpost.
Reisekosten abrechnen: Schnell und einfach im Workflow
Entlasten Sie Buchhaltung und Personalabteilung und automatisieren Sie die Reisekostenabrechnung. In DocuWare binden Sie alle Beteiligten in einen Workflow ein, das beschleunigt den Prozess, reduziert repetitive Aufgaben und erhöht die Zufriedenheit im Team.
Lassen Sie Ihr Formular für Sie rechnen
Sie wollen bei Ihrer Reisekostenabrechnung nicht nur Daten eingeben, sondern auch gleich wissen, von welcher Rückerstattung Sie ausgehen können? ? Kein Problem, denn DocuWare Forms rechnet simultan zu Ihren Eingaben.
Einfache Freigabeworkflows selbst konfigurieren
Reibungslose Abläufe sind die Basis für einen optimalen Informationsaustausch in allen Unternehmensbereichen. Erste Einblicke in die Konfiguration von Workflows für Systemadministratoren gibt es in unserem Oktober-Webinar.
Vorkontieren in DocuWare: Schnell erledigt dank Buchungsvorschlag
Digitale Rechnungsprozesse schaffen Transparenz, minimieren Fehler und verkürzen die Durchlaufzeiten. Buchungen erfolgen kontinuierlich und der lästige Arbeitsstau am Monatsende entfällt. Wie Sie Ihre Buchhaltung mit einer in den Freigabeprozess integrierten Vorkontierung zusätzlich beschleunigen, erfahren Sie hier.
Ein großer Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitung ist die automatische Erfassung von Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum, Belegnummer und Beträgen, die wiederum per Export oder Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können. Wenn Sie diese Daten im Verarbeitungsprozess zusätzlich mit weiteren Kontierungsinformationen anreichern, macht dies Ihren Prozess noch effizienter und reduziert manuelle Dateneingaben und Fehler auf ein Minimum. Die Kontierung erfolgt hierzu komfortabel über ein Tabellenfeld, das direkt in die Workflowaufgaben eingebunden wird:
Kontierung per Auswahlliste und Klick im Dokument
In unserem Beispiel wird die Kontierungsmöglichkeit beim Abschluss der Rechnung angezeigt. Sie könnte aber auch bereits in den Freigabeprozess oder sogar in den Ablagedialog integriert werden. Die Beträge und den Buchungstext lassen sich mit der Funktion One Click Indexing einfach aus dem Dokument in die Tabelle übernehmen. Kostenstellen, Konten und Steuerschlüssel wählen Sie über eine Auswahlliste aus ? hinterlegt werden können zum Beispiel die Aufwandskonten des Kontenrahmens SKR04 und die kodierten Steuerkurzschlüssel von DATEV oder beliebige andere.
Tipp: Ist die Auswahlliste sehr lang, gelangen Sie über eine Sternchensuche im jeweiligen Feld schnell zum gewünschten Eintrag. Selbstverständlich ist es möglich, die Rechnung aufzuteilen und für jeden Teilbetrag eine neue Kontierungszeile hinzuzufügen.
Kontierungsvorschläge nutzen
Noch komfortabler funktioniert die Kontierung, indem Sie automatisierte Buchungsvorschläge nutzen, die Sie nur noch anpassen oder bestätigen müssen. Dazu kann sich DocuWare beispielsweise die Kontierung der jeweils letzten Rechnung eines Lieferanten merken, um die Tabelle automatisch zu füllen. Alternativ ist es aber auch möglich, für jeden Lieferanten eine feste Vorbelegung der Tabellenfelder zu definieren, die dann standardmäßig eingetragen wird.
Weitere Tipps und Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im Tutorial-Video Finale Rechnungsprüfung und Kontierung.
Elektronischer Rechnungsaustausch: Diese E-Reporting-Modelle sollten Sie kennen
Das EU-Mehrwertsteuerrecht wird reformiert. In allen Mitgliedsstaaten müssen Unternehmen die Steuern bald auf Basis der elektronischen Rechnungsstellung digital an die Finanzbehörden melden. Hier ein Ausblick auf die Meldemodelle, die dabei auf Sie zukommen können.
Löschen, aber sicher ? mit Papierkorb
Haben Sie schon den Papierkorb in DocuWare entdeckt? Dort landen ab Version 7.8 alle gelöschten Dokumente. Diese wiederherzustellen ist innerhalb von 30 Tagen ein Kinderspiel, ob durch User selbst oder Administratoren.
Betriebsprüfung: Relevante Unterlagen schnell bereitstellen
Steht eine Steuer- oder sonstige Betriebsprüfung ins Haus, bleibt oft nur wenig Zeit, um die prüfungsrelevanten Unterlagen vollständig zusammenzustellen. Wie das mit DocuWare im Handumdrehen gelingt, erfahren Sie hier.
Richtig scannen für optimale Texterkennung
Um Papierdokumente bestmöglich für den Import in DocuWare zu scannen, sollten Sie auf Ihrem Gerät die richtigen Einstellungen wählen. Das erspart aufwändige Nacharbeit und beschleunigt das Ablegen und korrekte Indexieren in DocuWare.
Abkündigung von Oracle als unterstützte Datenbank für DocuWare
Die kommende DocuWare Version, geplant für Herbst 2023, wird die letzte sein, bei der Oracle Datenbanken unterstützt werden. Damit betroffene Kunden ohne Unterbrechung weiter mit DocuWare arbeiten können, werden wir ein Migrationstool zu MS SQL anbieten.
DocuWare ? das Sprachtalent für internationale Teams
Mit der Benutzeroberfläche in 24 Sprachen spricht DocuWare die Sprache der Anwender. Praktisch sowohl für Unternehmen mit um den Globus verteilten Standorten als auch für Kollegen unterschiedlichster Herkunft. Neu dabei: Slowenisch und Vietnamesisch.