Digitaler Eingangsrechnungsworkflow

Mit dem digitalen Eingangsrechnungsworkflow erfassen und verarbeiten Sie Eingangsrechnungen und
Lieferscheine automatisiert von der Belegerkennung über die fachliche Prüfung bis hin zur automatischen Übergabe an die
Finanzbuchhaltung.
Dank der integrierten OCR-Technologie werden relevante Belegdaten zuverlässig ausgelesen, strukturiert aufbereitet und
direkt in das Workflow-System übergeben. Sowohl Kopf-, Fuß- als auch Positionsdaten werden automatisch extrahiert,
validiert und mit den vorhandenen Informationen im System (wie z.B. Lieferscheine oder Bestellungen) abgeglichen.

• 

  Vorteile und Nutzen

  • Reduzierung von Fehlerquellen
  • Transparente Prozesse
  • Revisionssicherheit
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit
  • Zeitersparnis
  • Integration in bestehende Systeme
  • Mobiles Arbeiten durch digitale Freigabeprozesse

• 

  Einsatzbereiche

  • Unternehmen aller Branchen

Funktionen & Prozessschritte im Detail

1. Zentraler Belegimport mit Klassifizierung
Im ersten Schritt erfolgt der zentrale Import von Belegen über E-Mail oder Scanner. Die Verarbeitung umfasst die
automatische Auftrennung mehrseitiger Dokumente. Nach dem Import erfolgt eine Klassifizierung der Dokumente,
um sie nach Typ (z. B. Eingangsrechnung, Eingangslieferschein) korrekt einzuordnen und zur weiteren Verarbeitung
bereitzustellen.
2. Automatisches Auslesen und Validieren von Eingangsbelegen
Importierte Belege werden anschließend automatisch durch die OCR-Software erkannt und ausgelesen. Dabei werden
wichtige Inhalte wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze sowie Artikel- und Mengenangaben strukturiert
erfasst. Die Daten werden auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft.
3. Extraktion und Abgleich von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten
Die extrahierten Inhalte werden in strukturierte Datensätze überführt. Kopf- und Fußdaten (z. B. Absender,
Rechnungsdatum, Gesamtbetrag) sowie die einzelnen Positionsdaten (z. B. Artikel, Mengen, Preise) werden
automatisch mit bestehenden Stammdaten oder bereits vorliegenden Lieferscheinen abgeglichen.
4. Automatische Zuordnung und inhaltliche Prüfung
Rechnungen werden automatisch den entsprechenden Lieferscheinen, Bestellungen oder Projekten zugeordnet. Dabei
erfolgt ein Plausibilitätscheck, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen – etwa Preisabweichungen, fehlende
Angaben oder falsche Zuordnungen.
5. Digitale Kontierung und Prüfprozess mit Eskalationsmanagement
Nach erfolgreichem Abgleich werden die Rechnungsdaten automatisch vorkontiert. Im anschließenden digitalen
Prüfprozess werden die Eingangsrechnungen definierten Mitarbeiter klar zugewiesen. Über definierte Prüf- und
Freigabestufen werden Fristen, Fälligkeiten und Eskalationen gesteuert – so bleibt keine Rechnung unbeachtet oder
unbearbeitet.
6. Erstellung einer Buchungstabelle zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Alle geprüften und freigegebenen Rechnungsdaten werden abschließend in eine Buchungstabelle überführt, die sich
nahtlos in bestehende Finanzbuchhaltungssoftware integrieren lässt. So erfolgt die finale Buchung effizient,
transparent und ohne manuelle Doppelarbeit.

Starten Sie in die digitale Zukunft der Rechnungsverarbeitung, entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden und gewinnen Sie
die volle Kontrolle über Ihre Eingangsrechnungen.